معرفي جزوه رايگان مجالي براي تمركز؛ سيستمي براي كار كمتر و موفقيت بيشتر
در طول تاريخ، زمان و ابعاد مختلف آن، مورد توجه انواع تمدنها بوده و امروزه اين توجه بيشازپيش وجود دارد. امروزه فناوريهاي نوين، محيطي فراهم آوردهاند كه تقريبا در كوتاهمدت ميتوان به اطلاعات بيشماري دسترسي پيدا كرد و كارها را بسيار سريعتر و آسانتر از پيش انجام داد. بااينحال، ميل به سرعت عمل در انجام كارها روزبهروز بيشتر ميشود؛ لذا با چنين تمايلي اين احساس در افراد به وجود ميآيد كه از زمان عقب مانده نميتوان بهطور مؤثر بهرهمند شد.
سير تاريخي نشان دادهاست كه ضعف در مديريت زمان، يك مسئله قديمي است. مسئلهاي كه فناوري آن را به وجود نياورده و قادر به حل آن نيست. در شرايطي كه ابزار بيشتري براي مديريت زمان دراختيار داريم و فرايندهاي اداري، كمتر دستخوش كاغذ و ملاخبار تخصصيات غيرلازم قرار ميگيرند، ضعف در مديريت زمان را نميتوان پنهان كرد. به همين دليل، اثر بخشي بيشتري در اين زمينه مورد نياز است؛ زيرا براي موفقيت بيشتر، چه در زندگي شخصي و چه در زندگي حرفهاي، نيازمند بهكارگيري راهبردهاي مديريت زمان هستيم. اين راهبردها براي استفادهي بهينه از وقت تنظيم شده و بهعنوان روشهايي براي پايش و كنترل زمان به كار ميروند. با استفادهي مؤثر از زمان ميتوان اهداف را مشخص و وظايف و فعاليتها را برنامهريزي و اولويتبندي كرد. با برنامهريزي و اختصاص زمان، درك افراد از زمان دردسترس، افزايش مييابد و درنتيجه ميتوانند از زمان خود بهصورت هدفمند و سازمان يافته استفاده كنند.
اولويت بندي امور و اختصاص زمان مشخص به هر فعاليت، موجب ميشود وظايف گوناگون به موقع انجام شود. پس با استفاده از روشهاي مديريت زمان، بينش افراد در مورد نحوهي استفاده از زمان بيشتر ميشود و به اين ترتيب افراد، تخمين دقيقتري از مدت زمان لازم جهت انجام كارها به دست ميآورند و در مجموع نتايج مفيدي حاصل ميشود.
اغلب جزوه رايگانهاي مديريت زمان، كم و بيش به نكات مشابهي اشاره ميكنند. از هنر نه گفتن حرف ميزنند و به ماتريس آيزنهاور ميپردازند كه ابزار سادهاي براي اولويتبندي كارها و مديريت زمان است. از محدوديت منابع ميگويند و بر اهميت واگذاري اختيار تأكيد ميكنند. دربارهي مديريت توجه صحبت ميكنند و به خوانندگان خود توصيه ميكنند از نوتيفيكيشنها و ساير عوامل حواسپرتي فاصله بگيرند. گاهي هم تكنيكهايي مانند تكنيك مديريت زمان (Getting Things Done) را كمي تغيير شكل ميدهند و اهميت و اثربخشي آنها به زبان و ادبياتي ديگر را، به مخاطبان خود گوشزد ميكنند. بنابراين اگر چند جزوه رايگان مديريت زمان خوانده باشيد، به تدريج با تمام اصول و تكنيكها آشنا ميشويد و يك جزوه رايگان تازه در مديريت زمان، نميتواند شما را چندان هيجانزده كند. جزوه رايگان مجالي براي تمركز مايكل هيت نيز از اين قاعده مستثني نيست. اين جزوه رايگان كه با عنوان مجالي براي تمركز به فارسي ترجمه شده است، به مجموعهاي از اصول و تكنيكهاي مديريت زمان ميپردازد كه شايد آنها را بهصورت پراكنده در مكانهاي مختلف خوانده باشيد. بااينحال اگر مطالعهي پيشين چنداني در اين حوزه نداريد، به سراغ جزوه رايگان مجالي براي تمركز برويد؛ زيرا احتمالاً مايكل هيت ميتواند شما را بسيار راضي كند.
معرفي جزوه رايگان «مجالي براي تمركز»
جزوه رايگان مجالي براي تمركز، عصارهاي از مشاورههاي مايكل هيت براي افزايش بهرهوري است. او با گردآوري مطالبي كه در طول سالها با مشتريان خود در ميان گذاشته است، به ما كمك ميكند تا بر كار خود مسلط شويم. اگر با انبوهي از كارها و وظايف بي شمار روبهرو هستيد، اين جزوه رايگان شما را راهنمايي ميكند تا با سه گام ابتدايي توقف، برش و اقدام، بهرهوري خود را بالا ببريد. بسياري از ما انسانهاي قرن بيست و يكمي، دنيايي سريع و پرمشغله براي خود ساختهايم. ما انسانهاي امروزي، بهشدت در كارهاي خود غرق شدهايم و ديگر ۱۶۸ ساعت در هفته، زمان زيادي براي ما بهانديشه متخصصين نميرسد؛ زيرا بيشتر اين زمان را مشغول به كار هستيم. جزوه رايگان «مجالي براي تمركز» راهحلي براي برون رفت از اين كمبود وقت پيش روي ما ميگذارد تا اين شانس را پيدا كنيم كه زماني را به سلامتي، روابط، تفريحات و زندگي خود اختصاص دهيم و خود را از شر كار بيش از حد، استرس ناشي از آن و حواسپرتي، رها كنيم.
در جزوه رايگان «مجالي براي تمركز» به قلم «مايكل هيت» ياد مي گيريم كه چطور حواسپرتيها را از بين برده، ليست كارهاي روزانه را كاهش داده و خود را از شر تعليق و انقطاع كارها رها كنيم. تمام افراد ۱۶۸ ساعت در هفته دراختيار دارند ولي هرگز كافي بهانديشه متخصصين نميرسد؛ زيرا كار سهم اصلي اوقات ما را ميبلعد. در اكثر حرفه ها، نزديك به هفتاد ساعت در هفته به كار اختصاص دارد و به اين طريق وقت كمتري براي استراحت، ورزش كردن، خانواده و دوستان باقي ميماند. در اين ميان، اگر مراقب نباشيم، تمام چيزهايي كه واقعا در زندگي حائز اهميت هستند، فداي ليست بلندي از كارها كه روزبهروز بر آن افزوده ميشود، خواهند شد. اما چاره چيست؟
مايكل هيت در اين جزوه رايگان كه جزو جزوه رايگانهاي پرفروش نيويوركتايمز نيز محسوب ميشود، ۹ روش اثبات شده را به شما معرفي ميكند تا به وسيلهي آن، سيستمي براي افزايش بهرهوري و رسيدن به موفقيتهاي بيشتر با انجام كار كمتر شكل دهيد و بالاخره خود را از كار كردن رها ببينيد تا بتوانيد در باقي امور زندگي نظير سلامتي و روابط خود نيز به موفقيت برسيد. او به شما كمك ميكند تا جهت رها شدن از شر حواسپرتيها، كار خود را اصلاح كنيد و آن را تحت كنترل درآوريد، وظايف و تعهدات خود را غربال كنيد، كارهاي غيرضروري را حذف كنيد. هيت همچنين ميكوشد تا به شما بياموزد كه به نبرد حواسپرتي و وقفهها برويد، مرزهايي را مشخص كنيد و از آزادي خود محافظت كنيد و در نهايت، از زمان و انرژي خود براي رسيدن به حداكثر بهرهوري استفاده كنيد.
اين جزوه رايگان بهطور ويژه براي كساني نوشته شده است كه در جايگاه مديريت و سرپرستي قرار دارند. فرض نويسنده بر اين است كه خواننده، جلسات متعدد كاري دارد و تودهاي از رايانامهها بر سرش ريخته و در محيط كار، با نرمافزارهايي مثل Slack سر و كار دارد. همچنين كساني را نيز دراختيار دارد كه ميشود كارها را به آنها واگذار كرد. اگر در پايينترين ردهي يك كسبوكار باشيد، خيلي زود متوجه ميشويد كه واگذاري اختيار، قرار نيست كار شما را سبكتر كند؛ بلكه شما همان فردي هستيد كه تمام افراد ردههاي بالاتر، قرار است كارها و وظايف خود را بر دوش شما بريزند و خودشان را سبكتر كنند.
بخشهاي جزوه رايگان
«بله» و «نه» دو عبارت قدرتمند در حوزهي بهرهوري محسوب ميشوند. هرچند بايد گفت هميشه پاي سبك و سنگين كردن در ميان است. همانطور كه ذكر شد، هر بار كه بله ميگوييم، به چيز ديگري نه ميگوييم و نميتوان از اين وضعيت فرار كرد. نميتوانيم هم درخواست صرف ناهار مشتري را بپذيريم و هم با همسرمان قرار ناهار داشته باشيم. حتي اگر نه هم نگوييم، پذيرش اين جلسه بهمعناي نهگفتن به مهمترين شخص زندگيمان محسوب ميشود. اين همان سبك و سنگين كردن براي گفتن بله به مشتري و تأييد ملاقات با اوست.
البته اين سبك و سنگين كردنها هميشه بد نيستند. زمانيكه سبك و سنگين كردن را بهتر درك كنيد، بهسادگي و در صورت لاخبار تخصصي «نه» خواهيد گفت. تنها كاري كه بايد انجام دهيد اين است كه در زمان مواجهه با يك فرصت، سبك و سنگين كنيد. اكثر ما اين كار را انجام نميدهيم و با عجله بله ميگوييم و بعد از آن است كه تازه متوجه ميشويم در ازاي اين بله گفتن چه چيزي را از دست دادهايم. اگرچه زمانيكه با آگاهي دست به تصميم بزنيد، ميتوانيد روي تصميمات خود كنترل داشته باشيد. ميتوانيد با پاسخدادن به چند سؤال هزينهي بلهگفتن را بسنجيد؛ مثلاً از خود بپرسيد: «براي بله گفتن به اين فرصت از چه چيزي بايد دست بكشم؟» يا، «آيا نهگفتن به اين فرصت، به من اجازه ميدهد به فرصتي بهتر بله بگويم؟». اين پرسشها و سبك و سنگين كردن بسيار مفيد است؛ بهخصوص براي افرادي كه در نهگفتن و بهدنبال آن، در مديريت زمان خود اشكال دارند.
به خاطر داشته باشيد زمان منبعي تجديد ناپذير و ثابت است و نميتوان حتي يك ثانيهي ديگر به مدت زمان روز اضافه كرد. زمانيكه در ميانهي يك مسير، توقف ميكنيم، اتفاقات فوقالعادهاي رخ ميدهند؛ زيرا ما به اين ترتيب، فرصتي براي قاعدهمند كردن زندگي و رسيدن به تصويري شفاف از مقصد و هدف به وجود ميآوريم. همچنين زماني را به ارزيابي و درك موقعيت كنوني اختصاص ميدهيم و با تمركز بر استراحت، سلامتي و روابطي كه داريم، بهدنبال احياي انرژي خود ميرويم.
در يك پژوهش مشخص شده كه افزايش ساعت كار، باعث افزايش بهرهوري نميشود
جزوه رايگان مجالي براي تمركز، نكات و فصلهاي ارزشمندي دارد كه مرور و مطالعه آنها ميتواند براي شما جذاب باشد. براي مثال، فصلي كه به واگذاري و تفويض اختيار ميپردازد، يكي از شيرينترين و شفافترين مطالبي است كه ميتوانيد در جزوه رايگانهاي مديريتي دربارهي تفويض يا واگذاري اختيار ببينيد. در جزوه رايگان مجالي براي تمركز، مايكل هيت، برخلاف بسياري از نويسندگان حوزهي مديريت زمان و بهرهوري، فقط در پي اين نيست كه مخاطب را به كار و تلاش بيشتر ترغيب كند. بلكه تأكيد دارد كه استراحت بيشتر و كسب انرژي از اصول كليدي در افزايش بهرهوري است و اگر ميخواهيد خروجي بيشتري داشته باشيد، بايد زمانهايي را به استراحت و تجديد قوا اختصاص دهيد.
انديشه متخصصينات هيِت، مخالف نگاه كساني است كه براي افزايش بهرهوري و مديريت زمان، زندگي خود را فشرده ميكنند و ديرتر ميخوابند و زودتر بيدار ميشوند تا بتوانند ساعات بيشتري براي تلاش و فعاليت داشته باشند. او تأكيد ميكند كه افزايش ساعت كار به بيش از ۵۰ ساعت در هفته باعث افزايش بهرهوري نميشود، بلكه اثر معكوس دارد. در يك پژوهش مشخص شده كه در ۵۰ ساعت كار، فقط حدود ۳۷ ساعت كار مفيد وجود دارد. اما در ۵۵ ساعت كار، فقط ۳۰ ساعت كار مفيد وجود خواهد داشت. پر واضح است كه هر قدر از آستانهي ۵۵ ساعت فراتر رويم، بهرهوري كاهش بيشتري خواهد يافت.
هيت در جزوه رايگان خود به هفت روش براي احيا و كسب مجدد انرژي اشاره ميكند و توضيح ميدهد كه اگر براي اين هفت مورد وقت نگذاريم، در مديريت زمان و افزايش بهرهوري موفق نخواهيم شد. اولين نكتهي مورد توجه هيت، خواب كافي است. او توضيح ميدهد كه بين بسياري از مديران و كارآفرينان متداول است كه از خواب كم خود بگويند و توضيح دهند كه وقت زيادي را براي كار و تلاش صرف ميكنند. سپس اضافه ميكند كه اين باور كاملا غلط است و ما بايد وقت بيشتري را براي خواب در انديشه متخصصين بگيريم. تأكيد هايت بر اين است كه ما تمام ساعتي كه در تختخواب هستيم را به خواب اختصاص نميدهيم و معمولاً ۲۰٪ كمتر از زمانيكه خودمان فكر ميكنيم ميخوابيم؛ براي مثال، وقتي پنج ساعت در تخت هستيم، احتمالاً چهار ساعت خوابيدهايم. جملهي جالب هايت اين است كه ما با بالشهاي خود بهعنوان دشمن بهرهوري برخورد ميكنيم، اما در نهايت اين بيخوابي است كه به كار ما لطمه وارد ميكند.
ما با بالشهاي خود بهعنوان دشمن بهرهوري برخورد ميكنيم، اما در نهايت اين بيخوابي است كه به كار ما لطمه وارد ميكند.
دومين عاملي كه او براي احيا و كسب انرژي مطرح ميكند، تغذيه است. او ميگويد: «اگر مواد مغذي لازم وارد بدن نشود، بهترين سيستم بهرهوري در جهان هم به درد شما نخواهد خورد.» او مجموعهاي از نكات و توصيهها را در زمينهي تغذيه مطرح ميكند كه استفاده از غذاهاي طبيعي و كاهش مصرف افراطي قند از جملهي آنها است. سومين نكته، جنبوجوش و تحرك است. هيت تأكيد ميكند كه وقتي كه براي ورزش و پيادهروي و تمرينهاي فيزيكي ميگذاريد، هدر نميرود؛ بلكه به شما انرژي خواهد بخشيد كه ميتوانيد آن را در كارها و فعاليتهاي كليدي خود صرف كنيد.
عامل چهارم ارتباط با ديگران است. او به اين مباحثه ميپردازد كه ديگران ميتوانند يك منبع انرژي مهم براي ما باشند. همچنين اگر اطرافيان خود را اشتباه انتخاب كنيم، ممكن است اين اطرافيان، بخش مهمي از انرژي شما را تخليه كنند. او توضيح ميدهد كه اطرافيان، صرفاً به كساني كه شما را از نزديك ميبينند محدود نميشوند، بلكه دنبالكنندگان شما در فيسبوك و اينستاگرام و توييتر هم كساني هستند كه ميتوانند به ما انرژي دهند يا انرژي ما را بگيرند و تخليه كنند. پنجمين عامل مورد اشارهي هيت، سرگرمي است. او توضيح ميدهد كه نبايد سرگرمي را تا دوران بازنشستگي به تعويق بيندازيد. به گفتهي هايت، كار بدون سرگرمي، انسان را به موجودي كودن تبديل ميكند و كساني كه زماني را به سرگرمي اختصاص نميدهند، با اُفت كارايي، خلاقيت و تمركز روبهرو ميشوند و بهرهوري آنها كاهش مييابد. به دليلِ اينكه هدف سرگرمي رسيدن به يك محصول نهايي مطلوب نيست، انسان در انجام دادن آن آزادي عمل دارد. همين موضوع، قدرت پنهان سرگرمي را آشكار ميكند. زمانيكه شما براي رسيدن به چيزي تلاش نميكنيد، ميتوانيد و اجازه داريد بازده كمي داشته باشيد. اين يعني ميتوانيد دست به آزمون و خطا بزنيد و چيزهاي جديدي را تجربه كنيد.
براي بسياري از افرادي كه پرمشغله هستند، بسيار راحت است كه امور زندگي را به سرعت انجام داده و بدون تفكر و بدون اينكه بدانند چه تأثيري روي ديگران ميگذارند، تصميمگيري و عمل كنند. اين ناآگاهي در طول هفتهها، ساليان و دهههاي بعد، زندگي عجولانهاي براي افراد به وجود ميآورد كه صرفاً واكنشي به نيروهاي بيروني است. انساني كه اينگونه زندگي كند قطعاً پشيمان خواهد شد.آخرين نكته، واضح اما بسيار مهم است. اينكه ساعاتي را در روز و هفته براي جدايي از كار در انديشه متخصصين بگيريم. ساعتهايي كه به كار فكر نكنيم، هيچكاري انجام ندهيم، دربارهي كار صحبت نكنيم و از خواندن مطالبي كه مرتبط با كار هستند، خودداري كنيم. نويسنده معتقد است كه باتوجهبه اين هفت مورد، توان و انرژي ما احيا ميشود و ميتوانيم در باقيماندهي ساعات روز و هفته، با بهرهوري بالاتري فعاليت كنيم و خروجي بيشتري داشته باشيم. اكثر مردم گمان ميكنند كليد موفقيت در يافتن و ذخيره ي وقت است. اما "مايكل هيت" در "مجالي براي تمركز" به شما مي آموزد كه رمز موفقيت در به كارگيري صحيح زمان است كه به شما اجازهي تمركز براي زندگي بهتر را خواهد داد.
چرا بايد جزوه رايگان مجالي براي تمركز را بخوانيم؟
مايكل هيت در اين جزوه رايگان،نهايتا به اين نتيجه ميرسد كه هدف نهايي بهرهوري، انجام كارهاي بيشتر نيست، بلكه انجام كارهاي صحيح است. به گفتهي او، اكثر سيستمهاي افزايش بهرهوري بهجاي اينكه مشخص كنند كدام كارها را بايد انجام بدهيد، صرفاً روي بالا بردن بازده كار صحبت ميكنند. هيت ميگويد كه اين كار مثل اين است كه بدون اطلاع از مقصد به مسافرت برويم. در عوض، بايد بهعنوان اولين گام در مسير افزايش بهرهوري اهداف خود را در كار و زندگي شخصي تعريف كنيم.
در بخشي از جزوه رايگان، مايكل هيت به سراغ اين مسئله ميرود كه شما در حرفهي خود بايد به سراغ فعاليتهايي برويد كه در آنها كارايي و اشتياق داريد. همچنين در ادامه توضيح ميدهد كه وقتي شما وقت خود را صرف اين فعاليتها كنيد، نشاط بيشتري خواهيد داشت و بهرهوري را افزايش ميدهيد. در غير اين صورت، با انجام كارهايي كه در آنها كارايي نداريد وقت خود را هدر ميدهيد. همچنين، ممكن است با رفتن به سراغ فعاليتهايي كه به آنها مشتاق نيستيد، وقت خود را تلف كنيد. در اينجا مايكل هيت به شما كمك ميكند تا كارهاي غير ضروري را حذف، خودكار يا واگذار كنيد.
مولف جزوه رايگان به اين حقيقت اشاره ميكند كه حداكثر كردن بهرهوري، نيازمند احياي انرژي به شكل دورهاي است، مسئلهاي كه بسياري از افراد از آن غافل هستند. هيت در اين مورد ميگويد: «بسيار پيش آمده كه زندگي خود را فداي كارمان كنيم و اجازه دهيم كار، مانند نهنگي در وان حمام، حضوري پررنگ در برنامه زندگي ما داشته باشد. ما در اين روند، سعي ميكنيم ساير امور زندگي خود را طبق كارمان برنامهريزي كنيم. تصور ميكنم كه اينگونه، مسير را برعكس طي كردهايم. ابتدا بايد زندگي خود را طراحي كنيم و سپس كار خود را براي سازگاري با سبك زندگي و اهدافمان برنامهريزي كنيم. اين هدف دستيافتني است زيرا من هرساله با صدها كارآفرين و مدير برخورد ميكنم و همين پيشنهاد را دراختيار آنها ميگذارم. نتيجهي اين پيشنهاد، بهبود كار و افزايش رضايت آنها بوده است».
طبق گفتهي هيت، اگر بهطور مداوم حواستان پرت برنامهها و تجهيزات مختلف و هشدار پيام جديد، آرا و… شود، ديگر نميتوانيد براي مدتي طولاني روي كارهاي مهم تمركز كنيد. شركت اپل پنج سال بعد از عرضه موبايل آيفون به بازار افتخار ميكرد كه سرورهاي اين شركت بيش از هفت تريليون پيام را مبادله كردهاند. اين آمار در حال افزايش است و البته اين مطلب صرفاً راجع به تلفن همراه شما نيست. رايانه، تبلت و ساعت هوشمند شما، كه هريك برنامههاي خاص خود را دارد، به اين حواسپرتيها ميافزايند. هريك از اين هشدارها توجه شما را ميربايند. پس از مطالعه ي اين جزوه رايگان شما ميتوانيد كار خود را اصلاح كرده و آن را تحت كنترل خود درآوريد. همچنين، كارها و تعهدات خود را غربال و كارهاي غير ضروري را حذف كنيد، به نبرد حواس پرتيها و وقفهها برويد، مرزهايي را مشخص كنيد و از آزادي خود محافظت كنيد و در نهايت، از زمان و انرژي براي رسيدن به حداكثر بهرهوري، استفاده كنيد.
مايك هيت، بهعنوان مديرعامل اجرايي يك انتشارات بزرگ شرايط گذشتهي خود را اين چنين توصيف ميكند:
من در طول هفته بهصورت بيوقفه مشغول كار روي پروژهها و جلسات مختلف بودم. همچنين، در اين بين، وضعيت اضطراري و حواسپرتيهاي مختلف نيز پيش ميآمد و كارم با وقفه روبهرو ميشد. خانوادهام از اين وضعيت خسته شده بودند و انرژي و اشتياق من رو به اضمحلال بود و درنهايت هم سلامتم را از دست دادم. بايد براي تمامشدن اين وضعيت كاري ميكردم. در آن زمان اشكالم اين بود كه خيلي كار ميكردم. بعدها متوجه شدم تمركز روي همهچيز باعث ميشود روي هيچچيز تمركز نداشته باشم. وقتي خود را در دنبالهاي بيپايان از كارها و موقعيتهاي اضطراري مشغول كرده باشيد، ديگر نميتوانيد به كارِ برجستهاي دست بزنيد. البته بسياري از ما روزها، هفتهها، ماهها و سالهاي عمر خود را همينگونه سپري كردهايم.
دربارهي نويسنده و ناشر جزوه رايگان
مايكل اس. هيت متولد سال ۱۹۵۵، نويسنده، وبلاگنويس، سخنران و مديرعامل و موسس شركت مايكل هيت است. وي چندين جزوه رايگان در مورد رهبري، بهرهوري و تعيين هدف نوشته است. عنوان كامل جزوه رايگان به زبان انگليسي «Free to Focus: A Total Productivity System to Achieve More by Doing Less» است. در سال ۲۰۱۹، انتشارات Baker Books اين جزوه رايگان را منتشر كرد. در سال ۱۳۹۹، انتشارات هورمزد جزوه رايگان يادشده را در دستهبندي مجموعه جزوه رايگانهاي حوزهي مديريت زمان، با عنوان كامل «معرفي جزوه رايگان مجالي براي تمركز؛ سيستمي براي افزايش بهرهوري و رسيدن به موفقيتهاي بيشتر با انجام كار كمتر» و ترجمهي اميرحسين فتوحي، در ۲۵۰ صفحه به بازار عرضه كرده است.
هم انديشي ها