نرم افزار دبيرخانه و اتوماسيون اداري تحت وب يگانه

اين دلايل از عمده مواردي است كه احساس نياز به يك سيستم اتوماسيون اداري را برمي‌انگيزد.نمي‌توان به هيچ‌وجه اين موارد را در انتخاب يك نرم‌افزار اتوماسيون اداري تحت وب ناديده گرفت.

در طول زندگي، حتي اگر خودتان متوجه نشويد، بارها با سيستم خودكار سر و كار داشته‌ايد. هنگامي كه ريموت گاراژ را مي‌زنيد يا قهوه‌ساز را روشن مي‌كنيد، به اين معني است كه از اين نوع سيستم استفاده مي‌كنيد. وسايل رفاهي گوناگوني ازطريق سيستم خودكار كار مي‌كنند. اين سيستم هنگامي كه در يك سازمان يا اداره قرار ميگيرد به‌عنوان سيستم اتوماسيون اداري در انديشه متخصصين گرفته مي‌شود. اتوماسيون اداري شامل پردازش داده‌ها، حسابداري و نامه‌نگاري الكترونيك و... است. كاركرد آن‌ در سازمان مي‌تواند باعث شود بهره‌وري و كارايي به‌طور موثري افزايش پيدا كند. دلايل نياز به يك نرم‌افزار اتوماسيون اداري تحت وب را در ذيل مطالعه مي‌كنيم:

سازمان هايي كه غيرمتمركز هستند و پراكندگي جغرافيايي دارند، نيازمند اين هستند كه مكاتبات اداري و اسناد و مدارك سازمان خود را در يك سيستم ثبت و نگه‌داري نمايند.

مثال اول: فرض كنيد كه شما مدير يك سازمان هلدينگ هستيد كه چندين شركت زير مجموعه شما است. در هر شركت يك سري مكاتبات اداري توليد مي‌شود. شما نياز داريد بدانيد كه آيا نامه‌هايي كه به شركت‌هاي شما مي‌آيد همگي به سرانجام مي رسند يا خير؟ آيا متخصص كارشناسان زيرمجموعه شما به‌درستي امور محول شده را انجام مي‌دهند يا خير؟ و...

مثال دوم: فرض كنيد يك شركت مهندسي مشاور هستيد كه پروژه‌هاي مختلفي را در سطح كشور اجرا مي‌كنيد و در هر پروژه افرادي به‌عنوان مدير و ... وجود دارند. در هر پروژه اسناد و مدارك يا مكاتباتي به‌طور روزانه در حال توليد است. شما به‌عنوان مدير شركت مي‌خواهيد بدانيد كه آيا نامه‌هايي كه در پروژه الف انجام مي‌شود در جايي ثبت و نگه‌داري مي‌شوند كه بتوان در آينده به آن استناد كرد؟ آيا نامه‌هاي پروژه‌ها به تأييد شما مي رسند يا خير؟ و...

راه‌حل: در مثال‌هاي بالا استفاده از يك نرم‌افزار دبيرخانه تحت وب است كه بتواند ارتباط مستقيم با نرم‌افزار اتوماسيون اداري برقرار كند.

يك نرم‌افزار اتوماسيون اداري تحت وب بايد امكان تعريف نامحدود دبيرخانه را در داخل خود داشته باشد و به مديران امكان مديريت و تعيين سطوح دسترسي مختلف را بدهد.

ما در سازمان‌هاي خود در هر جايگاهي كه باشيم در حال توليد اسناد و مداركي به غير از مكاتبات اداري هستيم.

در مثال اول:

در شركت هلدينگ براي نيروهاي انساني، پرونده‌اي تشكيل مي‌شود كه هرچه تعداد و سابقه نيروي انساني در شركت بيشتر شود تعداد و حجم برگ‌هاي پرونده اين نيروها نيز بيشتر مي‌شود.

يا در شركت‌هاي هلدينگ در ساير واحدها (فروش، خدمات پس از فروش، مالي و...) اسناد و مدارك يا فرم‌هاي خاصي وجود دارند كه نياز است تمام اسناد و مدارك و فرم‌هاي توليد شده در سيستمي ذخيره و نگه‌داري شوند.

يا در مثال شركت مهندسي و مشاور اسناد و مدارك متخصص (نقشه ها، ريزمحاسبات، قراردادها و...) توليد مي‌شوند كه اين اسناد گاها با جابه‌جايي و تغيير نيروي انساني يا از بين مي‌روند يا دراختيار مديران شركت قرار نمي‌گيرد. از اين رو باتوجه‌به مثال ها اسناد و مداركي در سازمان‌ها توليد مي‌شود نياز است كه در يك سيستم مديريت مستندات تحت وب ذخيره و بايگاني و در موقع نياز بازيابي شوند.

يك نرم‌افزار مديريت مستندات تحت وب بايد امكان ارتباط با نرم‌افزار اتوماسيون اداري تحت وب را داشته باشد و از طرفي بتوان انواع فرم‌ها را در اين سيستم تعريف و بتوان از آن‌ها گزارش تهيه كرد.

اگر مشتريان و مخاطبان سازمان شما ازطريق فكس و رايانامه با سازمان شما در ارتباط هستند و شما هم پاسخ آن‌ها را ازطريق فكس و رايانامه مي‌دهيد نيازمند يك نرم‌افزار اتوماسيون اداري تحت وب هستيد.

براي مثال، شركت هلدينگي را در انديشه متخصصين بگيريد كه مشتريانش ازطريق فكس و رايانامه با شركت ارتباط مي‌گيرند.

ازآنجاكه نامه‌ها و مستندات را نگه‌داري مي‌كنيم كه بتوانيم بعدا به آن رجوع و استناد كنيم و باتوجه‌به اين نكته كه فكس‌ها بعد از گذشت مدت زماني رنگ و جوهر آن‌ها از بين مي‌رود و اگر مشتريان هم با رايانامه پرسنل مكاتبه كنند در انديشه متخصصين بگيريد در آينده شركت با چه اشكالاتي مواجه خواهد شد.

امكان برقراري ارتباط نرم‌افزار اتوماسيون اداري تحت وب با فكس و رايانامه‌هاي سازمان هم يكي از ويژگي‌هاي مهم است كه بتوان فكس و رايانامه‌هاي سازمان را دريافت و ارسال كرد.

اگر شما يك مدير هستيد كه دائم در مأموريت هستيد يا پرسنل شما دائم در سفر و مأموريت هستند و ميز كاري داريد كه كارها با وجود يك نرم‌افزار اتوماسيون اداري انجام نشده در روي ميز شما مي ماند و وقت نمي‌كنيد به آن‌ها رسيدگي كنيد، شما نيازمند يك نرم‌افزار اتوماسيون اداري تحت وب هستيد كه بتوان روي موبايل و تبلت از آن استفاده كرد.

اگر در سازمان شما فرم‌هاي مختلفي (فرم مرخصي، فرم خروج كالا از انبار و...)  در حال توليد است و پرسنل شما دائما در حال استفاده از اين فرم‌ها هستند و مديريت كردن فرم‌ها براي شما كار دشواري است شما نيازمند استفاده از يك نرم‌افزار اتوماسيون اداري تحت وب هستيد.