معرفي بهترين اپليكيشن هاي برنامه ريزي و مديريت كارها

امروزه انجام به موقع و سر وقت كارهاي روزمره دركنار تمام وظايفي كه در روزهاي به‌خصوص بر عهده داريم، بدون برنامه‌ريزي تقريباً غيرممكن است. حتي اگر در لحظه زندگي كنيد و به گذشته و آينده هم چندان اهميتي ندهيد،‌ براي انجام برخي كارها مانند مراجعه به بانك يا ملاقات با پزشك ناچار هستيد وقت خود را مطابق با شرايط كاري اين مجموعه‌ها زمان‌بندي كنيد؛ اما براي افرادي كه كارهاي روزمره‌شان فراتر از مراجعه به بانك است و برنامه‌ريزي دقيق، نيازي غيرقابل انكار به حساب مي‌آيد. يكي از راهكارهاي مناسببراي يادآوري دقيق زمان‌بندي‌ها، استفاده از موبايل‌هاي هوشمند و اپليكيشن‌هاي مخصوصي است كه براي اين كار توسعه داده شده‌اند؛ اما چه اپليكيشن‌هايي مي‌توانند اين وظيفه‌ي حساس را به خوبي انجام دهند؟

در اين مطلب علاوه بر بهترين اپليكيشن‌هاي برنامه‌ريزي روزانه، چند اپليكيشن مكمل هم براي كساني كه مي‌خواهند برنامه‌ريزي‌هاي خود را هوشمندانه‌تر انجام دهند، معرفي مي‌كنيم. به‌كار‌گيري اين اپليكيشن‌‌ها و برنامه‌ها به شما كمك مي‌كند تا به‌راحتي كارهاي خود را در طول روز زمان‌بندي كرده و هركدام را به موقع و سر وقت خود انجام دهيد.

ترلو يكي از اپليكيشن‌هايي است كه در برنامه‌ريزي و مديريت سلسله مأموريت‌هاي كاري به كار مي‌رود.. ترلو جزو اولين اپليكيشن‌ها و بسترهاي مديريت وظايف و پروژه بوده كه به مرور زمان به يكي از محبوب‌ترين اپليكيشن‌هاي برنامه‌ريزي تبديل شده است. البته با اينكه اين اپليكيشنِ رايگان براي برنامه‌‌ريزي‌هاي پيچيده‌ي پروژه‌هاي كاري مناسب‌تر است، اما مي‌توان از آن براي انجام ساده‌ترين برنامه‌ريزي‌ها هم استفاده كرد.

ايجاد ستون‌هاي مختلف براي تعيين وضعيت انجام بخش‌هاي مختلف هر پروژه يا تنظيم زمان انجام كارها، ايجاد برچسب‌هاي مختلف براساس نوع برنامه، اضافه كردن افراد مختلف به برد‌ها براي مديريت هر تيم، قابليت ضميمه‌كردن فايل‌هاي مختلف، نمايش نوتيفيكيشن‌ها براي اعلام رسيدن به زمان ارائه و ... همه از قابليت‌هاي اين اپليكيشن هستند كه باعث مي‌شوند ترلو در ميان بهترين اپليكيشن‌هاي برنامه‌ريزي جاي گيرد.

شكي نيست كه گوگل زندگي همه‌ي ما را راحت‌تر كرده و ابزارهايش به قدري كامل و متخصصدي هستند كه متخصصان تنها با استفاده از اپليكيشن كلندر (تقويم) مي‌توانند تمام نياز‌هاي خود را براي برنامه‌ريزي كارهاي روزمره‌ برطرف كند. رابط متخصصي برنامه‌ي كلندر گوگل بسيار ساده بوده و تنها ايرادي كه متخصصان ايراني مي‌توانند به آن وارد كنند، استفاده ار تاريخ ميلادي در اين اپليكيشن است؛ در واقع اگر بتوانيد خود را با تاريخ ميلادي همگام كنيد، استفاده از كلندر گوگل چالش ديگري نخواهد داشت.

به كمك اين اپليكيشن مي‌توانيد برنامه‌هاي هر روز خود را تعريف كرده، در همان روز يادداشت بنويسيد و ساعت مشخصي را براي نمايش نوتيفيكيشن تعيين كنيد. مي‌توانيد از همين حالا براي سال آينده برنامه‌ريزي كنيد و مطمئن باشيد كه گوگل در ساعت مقرر به شما يادآوري كند.

Todoist ازلحاظ متخصصد، شباهت‌هاي زيادي با ترلو دارد و به همين خاطر از همان ابتدا توانست طرفداران زيادي را به خود جلب كند؛ بااين‌حال اين اپليكيشن از لحاظ ظاهر و رابط متخصصي، تفاوت‌هاي بسياري با ترلو دارد؛ در واقع مي‌توان گفت كه تودوايست رابط متخصصي دوستانه‌تري نسبت به ترلو داشته و در نگاه اول مخاطبان بيشتري را به خود جذب مي‌كند.

كاربران در اپليكيشن تودوايست مي‌توانند ستون‌هاي مختلفي براي پروژه‌ها ايجاد كرده و طبق اين ستون‌ها و عناويني آن‌ها، وضعيت هر پروژه‌ي شخصي يا گروهي را كنترل كنند. در تودوايست مي‌توانيد زمان تحويل و انجام هر تسك يا پروژه را مشخص كنيد و خيالتان از بابت نمايش نوتيفيكيشن، قبل از رسيدن زمان اجرايي شدن آن، راحت باشد.

Egenda قابليت زمان‌بندي‌ پروژه‌ها را دراختيار شما مي‌گذارد و مي‌توانيد از آن براي زمان‌بندي كارهاي ساده‌‌اي مانند تعيين قرارهاي ملاقات يا انجام تكاليف درسي استفاده كنيد؛ البته اين اپليكيشن بستري مناسب براي اجراي پروژه‌هاي تيمي و بزرگ را هم فراهم مي‌كند و به كمك رابط متخصصي ساده‌اي كه دارد، متخصصان زيادي را به سمت خود جذب كرده است.

در اپليكيشن Egenda مي‌توانيد تسك‌ها و پروژه‌هاي خود را در دسته‌بندي‌هاي مختلف جا دهيد و به كمك ابزار برنامه‌ريزي اين برنامه و ايجاد ستون و اضافه‌كردن پروژه‌هاي شخصي يا تيمي، آن‌ها را مديريت كنيد. اين اپليكيشن بيشتر براي دانش‌آموزان و دانشجوياني كه مي‌خواهند پروژه‌هاي درسي خود را با برنامه‌ريزي پيش ببرند، مناسب است.

Notion پلتفرمي واحد مجهز به ابزار‌هاي بهره‌وري مختلف است كه به شما كمك مي‌كند ياداشت‌هاي خود را نگه‌داري و كارهاي خود را در مكاني واحد مديريت و پي‌گيري كنيد. شما مي‌توانيد با استفاده از اين برنامه در انجام كارها با ديگران همكاري كنيد، اسناد و يادداشت‌هاي موردانديشه متخصصينتان را به‌اشتراك بگذاريد يا داده‌ها و اطلاعات مورد نياز تيم را به صورت يكپارچه ذخيره كنيد. اين ابزار مي‌تواند همه‌ي نيازهاي مديريت پروژه‌ را برآورده سازد.

علاوه‌براين مي‌توان از Notion به‌عنوان جايگزيني براي فهرست‌هاي كاري، مديريت پروژه، يادداشت‌برداري و ... استفاده كرد. اين قابليت‌ها باعث صرفه‌جويي در زمان و هزينه‌ها مي‌شود و هم‌زمان به مديريت زمان و سازمان هم كمك مي‌كند.

درميان فهرست بهترين برنامه‌هاي مديريت و برنامه‌ريزي، Forest ابزاري منحصر‌به‌فرد است. اين برنامه به تمركز متخصص كمك مي‌كند و علاوه بر اين به تكنيك پومودورو نيز مجهز است. تكنيك پومودورو پروژه‌هاي بزرگ را به تسك‌هاي كوچك‌تر تقسيم مي‌كند؛ براي آشنايي بيشتر با اين روش مي‌توانيد مقاله‌ي يادگيري تكنيك مديريت زمان پومودورو را در اخبار تخصصي، علمي، تكنولوژيكي، فناوري مرجع متخصصين ايران مطالعه كنيد.

مفهوم اپليكيشن Forest بسيار ساده است؛ اگر هنگام انجام كارها، متمركز بمانيد، درخت مجازي شما رشد خواهد كرد و اگر تمركز خود را ازدست بدهيد، پيشرفت چنداني در امور خود مشاهده نخواهيد كرد و درخت مجازي‌تان مي‌ميرد. همان‌طور كه از نام اين برنامه پيدا است، بايد با انجام به موقع پروژه‌ها و ايجاد چندين درخت، جنگلي مجازي را پرورش دهيد.

علاوه‌براين، ابزار مديريت زمان اپليكيشن Forest بسيار جالب و سرگرم‌كننده است و تمركز شما را هنگام انجام وظايف مختلف، تقويت مي‌كند. با ادامه‌ي روند كاري خود، يك جنگل مجازي شگفت‌انگيز و رنگارنگ خواهيد ساخت كه مي‌توان از آن به‌عنوان مدركي براي افزايش تمركز استفاده كرد. نكته‌ي مهم اين است كه متمركز ماندن هميشه آسان نيست، به‌خصوص در عصر حاضر كه عوامل حواس‌پرتي فراواني در اطراف ما وجود دارد.

يكي از بزرگ‌ترين اشكالاتي كه در حين انجام تسك‌ها پيش مي‌‌آيد، از دست‌دادن تمركز است. براي مثال ممكن است بازديد از وب‌سايتي خاص، تمركز خود را از دست داده و درنتيجه زمان بسيار زيادي هدر رود. اپليكيشن Freedom با امكان مسدود‌سازي وب‌سايت‌ها و برنامه‌هايي كه باعث هدررفتن وقت مي‌شوند، كارايي شما را افزايش مي‌دهد؛ شما مي‌توانيد اين سايت‌ها و برنامه‌ها را تا زمان دلخواه مسدود نگه داريد.

برنامه‌ي Freedom آزادي‌ عمل در مديريت بهتر زمان را براي شما به ارمغان مي‌آورد و از ايجاد حواس‌پرتي جلوگيري مي‌كند؛ در واقع شما به كمك اين اپليكيشن مي‌توانيد از زمان خود به‌بهترين حالت ممكن استفاده كنيد.

به‌كار‌گيري تكنيك‌هاي عالي مديريت زمان، نياز به فهرست‌ كردن كارهاي انجام‌شده و دسترسي به سيستمي دارد كه بتوان از آن براي مديريت وظايف استفاده كرد. بااين‌حال، استفاده از برخي برنامه‌ها و روش‌ها ممكن است براي متخصصان طاقت‌فرسا باشد؛ اپليكيشن MyLifeOrganized دقيقاً براي برطرف كردن همين اشكال توسعه داده شده است.

MyLifeOrganized به مديريت كارها و دستيابي به اهداف كمك مي‌كند و تمركز را روي وظايف و تسك‌هاي پراهميت افزايش مي‌دهد. اين ابزار قابليت هدف‌گذاري را دراختيار متخصصان قرار داده و درواقع يكي از بهترين برنامه‌هاي مديريت زمان و كار است. اپليكيشن MyLifeOrganized فهرستي از پروژه‌ها و تسك‌هايي كه داراي اولويت هستند را به‌طور خودكار ايجاد كرده تا متخصص بتواند ميزان پيشرفت خود را به‌شكلي سازمان‌يافته، دنبال كند.

Focus@Will برنامه‌اي شگفت‌انگيز براي افزايش بهره‌وري است كه از ابزارهاي مختلفي مانند موسيقي يا تمدد اعصاب براي افزايش تمركز بهره‌ مي‌گيرد؛ تاجايي كه توسعه‌دهندگان آن مي‌گويند با استفاده از Focus@Will مي‌توانيد سطح تمركز خود را تا ۴۰۰ درصد افزايش دهيد. اپليكيشن Focus@Will براي افرادي كه هنگام مطالعه، كار يا خواندن با اشكال تمركز مواجه مي‌شوند، گزينه‌اي ايدئال است؛ اين برنامه همچنين به كنترل اختلالات تمركز افراد نيز كمك مي‌كند.

داشتن عادت‌هاي مناسب، مي‌تواند به صرفه‌جويي در زمان شما كمك كند و علاوه‌براين بهره‌وري در انجام كارها را نيز بهبود بخشد. ازآنجاكه هيجان و انگيزه‌ي اوليه‌ي انجام كارها، اغلب به‌سرعت ازبين مي‌روند و همين بي‌ثباتي مي‌تواند مخرب باشد. اپليكيشن Habitica ابزاري است كه به شما كمك مي‌كند تا با پي‌گيري كارها و تسك‌ها به اهداف خود دست يابيد. علاوه‌براين با قابليت‌هايي مثل پاداش و مجازات، مي‌توانيد انگيزه‌ي بيشتري براي دستيابي به هدف‌هاي موردانديشه متخصصينتان ايجاد كنيد و درنهايت از انجام كارها و به پايان رساندن آن‌ها لذت ببريد.

Quire يكي از بهترين برنامه‌هاي مديريت زمان است كه با راهكارهاي خلاقانه، به افزايش بهره‌وري تيم شما كمك مي‌كند. نقطه‌ي قوت اصلي اين ابزار، قابليت همكاري آسان‌ و بي‌نياز از اشتراك‌گذاري فايل‌ها است. اين برنامه به كمك تكنيك‌هاي مختلف، گزينه‌هاي مختلفي براي زمان‌بندي انجام كارها ارائه مي‌دهد و شما مي‌توانيد گردش كاري خود را براساس نياز و ترجيحات تيمي، تنظيم كنيد.

مديريت وظايف، پيوندي ميان برنامه‌ريزي براي انجام كار و پيگيري روند انجام آن كار است. MeisterTask نمايي كلي از كارهاي درحال انجام را به شما ارائه مي‌دهد كه امكان رديابي آن را فراهم مي‌كند. اين برنامه به تيم‌ها كمك مي‌كند با استفاده از ابزراي مانند Trello، گردش كاري خود را مشاهده كرده و ديد كلي و واضحي از پيشرفت انجام وظايف مختلف به‌دست آورند.

MeisterTask ابزاري است كه مي‌توان از آن براي مديريت پروژه‌هاي بزرگ يا انجام كارهاي روزانه‌ي كسب‌وكارهاي شخصي و شركتي استفاده كرد. با اين برنامه مي‌توان مشخص كرد كه چه كسي چه كاري را در چه‌ زماني بايد انجام دهد. رابط متخصصي ساده و قابل‌فهم نيز يكي ديگر از مزيت‌هاي اين برنامه است كه باعث مي‌شود در فهرست بهترين ابزارهاي مديريت انجام كار و وظايف قرار گيرد.

۳۰ ميليون متخصص از Any.do براي برنامه‌ريزي و سازماندهي كارهاي خود استفاده مي‌كنند و اين موضوع نشان‌دهنده‌ي قابليت‌هاي متخصصدي پلتفرم مذكور است.

ازجمله ويژگي‌ها جذاب Any.do مي‌توان به امكان سفارشي‌سازي گردش كاري، تعيين وظايف و همكاري براي انجام آن‌ها، مديريت وظايف روزانه و چت زنده اشاره كرد. اين پلتفرم همچنين امكان مديريت تيم‌هاي كاري را دردسترس شما قرار مي‌دهد و مي‌توان آن را با ابزارهاي مختلف مديريتي ادغام كرد.

با Otter.ai، يادداشت‌هاي دستي را فراموش كنيد. اين برنامه‌ي جذاب و مدرن، دستيار مبتني‌بر هوش مصنوعي جذابي دارد كه كه امكاناتي مثل ضبط خودكار صدا، نوشتن يادداشت‌ها، ثبت خودكار اسلايد‌ها و خلاصه‌سازي جلسات را ارائه مي‌دهد.

شما مي‌توانيد از Otter.ai براي اضافه كردن هم انديشي ها، برجسته‌ كردن نكات كليدي و اختصاصي در متن‌ها و غيره با اعضاي تيم خود همكاري كنيد. اين پلتفرم همچنين امكان اتصال به تقويم گوگل يا مايكروسافت را دارد و امكان ارتباط آن با تيمز مايكروسافت، اخبار تخصصي و گوگل Meet وجود دارد.

در ادامه چند اپليكيشن بسيار خوب و متخصصدي به‌عنوان اپليكيشن‌هاي مكمل فهرست بالا ذكر خواهيم كرد.

‌

اپليكيشن‌هاي Slack و Teams: اين دو اپليكيشن براي هدايت و مديريت يك تيم و هماهنگي برنامه‌ريزي‌ها بسيار مناسب است و در دوره‌ي كرونا و دوركاري، اين دو اپليكيشن، محبوبيت و آوازه بيشتري را در جهان كسب كرده‌اند. مي‌توانيد براي پروژه خود يك برد و چندين زيرشاخه گپ و گفت‌وگو براي دپارتمان و بخش‌هاي مختلف بسازيد.

اپليكيشن Outlook: اوتلوك هم يكي از بهترين اپليكيشن‌هاي ممكن براي مديريت برنامه‌ريزي‌هاي شخصي است كه در بين نرم‌افزارهاي مهم مايكروسافت قرار مي‌گيرد. توسط اين نرم‌افزار مي‌توانيد رايانامه‌ها، تقويم، يادداشت‌ها و ملاقات‌هاي خود را مديريت كنيد.

اپليكيشن Pocket: تصور كنيد كه يك مقاله، سند، ويدئو و عكسي را دريافت كرده‌ايد، اما در لحظه وقت كافي براي مطالعه يا تماشاي آن را نداريد؛ اين اپليكيشن به شما كمك مي‌كند تا آن مقاله يا هر فرم ديگر از محتوا را در موبايل خود ذخيره كنيد و در زمان مناسبي، به فهرست كاملي از اين محتواي موردنياز و موردانديشه متخصصين دسترسي داشته باشيد.

اپليكيشن Dropbox: دراپ‌باكس يكي از معروف‌ترين سرويس‌هاي آپلود و اشتراك‌گذاري فايل است و مي‌توانيد براي اينكه به‌راحتي فايل‌هاي كاري خود را با همكاران خود به اشتراك بگذاريد، اين پلتفرم به خاطر سرعت بالاي دسترسي و آپلود يكي از بهترين آپلودسنترهاي دردسترس است.