درس‌هايي براي افزايش كارايي به قلم كريس بيلي

 به طور قطع اكثر ما در زندگي خود با افرادي مواجه شديم كه در عالم خيال، آرزوهاي بزرگي داشته يا برنامه‌ريزي‌هايي گسترده براي زندگي روزمره خود دارند؛ ولي در واقعيت عملكرد چندان مناسبي از خود نشان نداده و تنها در جا مي‌زنند. شايد اين همان اتفاقي است كه براي خيلي از ما نيز رخ داده است؛ اما واقعاً چرا بسياري از افراد فعاليت مفيد و قابل توجهي از خود نشان نمي‌دهند؟ كريس بيلي انساني خلاق است كه در وب‌‌سايت خود موسوم به " يك سال بهره‌وري" قلم مي‌زند؛ جايي كه او يك سال از عمر خود را صرف تحقيق، جستجو و آزمايش روش‌هاي مختلف براي افزايش كارايي و بازده مفيد نموده است. در ادامه مطلب توجه شما را به نتايج مطالعه‌ها و تحقيقات او جلب مي‌كنيم. 

كريس بيلي مي‌گويد:

در طول دوازده ماه گذشته بيشتر اوقات خود را صرف تجربه‌ي روش‌هاي سودمند، مصاحبه با برخي از موفق‌ترين افراد جهان و مطالعه تعداد قابل‌توجهي جزوه رايگان، مقاله و رسالات دانشگاهي پيرامون افزايش كارايي و بازده مفيد افراد كردم. همه و همه‌ي اين كارها را در جهت جستجوي راه‌كارهايي انجام دادم كه به درك اينكه چگونه و به چه صورت مي‌توانيم به افرادي پر بازده و مفيد تبديل شويم كمك كند.وقتي كه ماه مي گذشته از دانشگاه فارغ‌التحصيل شدم، همزمان دو پيشنهاد شغلي قابل‌توجه دريافت كردم. البته هيچ كدام را نپذيرفتم؛ چرا كه برنامه‌اي خاص در ذهن داشتم. براي يك سال يعني از اول مي سال 2013 تا اول مي 2014 هر روز خود را صرف نوشتن درس‌هايي كردم كه در طول اين يك سال در مورد افزايش كارايي و بازده آموخته و تجربه كرده بودم.نتيجه اين تجربه يك ساله، نزديك به 197 مقاله و تعداد قابل‌توجهي كارهاي جانبي موفق بود كه در پايان اين سفر طولاني و پيش از خروجي افتخار آميز، نصيب من شد.در طول اين سفر از تمام درس‌هايي كه آموختم مجموعه‌اي گردآوري كردم؛ مجموعه‌اي كه تا حد امكان به من كمك كرد روند كاري پربارتري داشته باشم.

در ادامه ده درس مهمي كه كريس بيلي در طول اين دوره يك ساله آموخته را با شما هم در ميان مي‌گذاريم. 

در هر دوره از زندگي شما تنها تعداد محدودي امور مهم وجود دارند ( از جمله توجه به ذهن ، جسم، احساسات، روابط خانوادگي و عاطفي، وضعيت شغلي، وضعيت مالي، سرگرمي و تفريح) كه هر كدام به نوبه و در جاي خود، حائز اهميت بوده و ارزشمند هستند.

يكي از بهترين راه‌ها براي افزايش كارايي و بازده مفيد، شناسايي امور مهم در هر دوره از زندگي و سپس تمركز روي انجام آنهاست. فعاليت‌هايي كه در صورت درست انجام‌شدن، ضامن موفقيت‌هاي بعدي در زندگي شما هستند. به عنوان مثال تحصيل در رشته مناسب، ضامن پيدا‌كردن شغل دلخواه است و برخورداري از شغل مناسب با شرايط ايده‌آل، باعث آرامش خاطر و رفاه خواهد بود و به همين ترتيب اين رشته ادامه دارد. در مجموع، روي فعاليت‌هايي تمركز كنيد كه بهترين نتيجه را در قبال زمان، انرژي و توجهي كه معطوف آنها مي‌كنيد، عايد شما كنند.

فكر مي‌كنم در پس هر نكته‌ي واضح، حقيقتي قدرتمند نهفته است؛ حقيقتي كه مردم را وامي‌دارد آن را بارها و بارها در ذهن خود مرور كنند. اين نكته همان چيزي است كه در مورد افزايش بازده نيز صدق مي‌كند.

در طول سال گذشته و در جهت افزايش كارايي، تكنيك‌هاي متعددي را در زندگي خود تجربه كرده و عادات گوناگوني را در وجود خود شكل دادم. اما در پايان روز سه، تكنيك مهمي كه به بهترين شكل، افزايش كارايي من را به دنبال داشت، شامل اين موارد بود:

 تغذيه مناسب

 خواب كافي

 تمرين و ورزش

اين همان نكات واضحي است كه قطعاً بارها و بارها آنها را شنيده‌ايم؛ به اندازه‌اي كه تقريباً معنا و مفهوم حقيقي خود را از دست داده‌اند. به شخصه براي من به عنوان كسي كه خود صدها تكنيك و روش گوناگون مديريت زمان، انرژي و توجه را در طول يك دهه به معرض تجربه و آزمون گذارده، هيچ چيز بيش از رعايت اين سه نكته افزايش آمادگي و كارايي به دنبال نداشت. پس به عنوان يك فرد با تجربه، رعايت اين سه نكته را به شما هم پيشنهاد مي‌كنم.

سه نكته‌اي كه در قسمت بالا به آن اشاره شد، براي اكثر افراد مؤثر واقع مي‌شوند؛ البته براي هر قانوني استثنائي نيز وجود دارد. خرد ايجاب مي‌كند اگر راه‌كارهاي ديگري در مورد شما بهتر جواب مي‌دهند، آنها را از قلم نينداخته و دست‌كم امتحان‌شان كنيد. به عنوان مثال آيا اگر ساعت 5.30 صبح از خواب بيدار شويد، به كارهاي بيشتري نپرداخته و عملكرد بهتري نخواهيد داشت؟ يا اگر در ابتداي صبح به جاي پاسخ‌دادن به رايانامه‌هاي‌تان، ابتدا به سراغ امور مهم و وظايف اصلي خود برويد، بازده مفيد بيشتري نخواهيد داشت؟ دست‌كم هر كدام را امتحان كنيد تا عادات خود را بهتر بشناسيد.

همان گونه كه پيش‌تر اشاره شد، معمولاً در پس هر نكته‌اي حقيقتي نهفته است كه خرد قراردادي و مرسوم آن را تأييد مي‌كند. اما در عين حال تمامي اين تكنيك‌ها نيز براي همه افراد به شكلي يكسان عمل نخواهند كرد. هر انساني از ديگري متمايز بوده و اولويت‌ها و ويژگي‌هاي خاص خود را داراست؛ در نتيجه هر نكته و اندرزي را نمي‌توان در صد درصد موارد، براي همه افراد توصيه كرده و مفيد دانست.

پس يكبار ديگر اين نكته را يادآور مي‌شويم كه اگر ايده، روش يا تكنيك خاصي وجود دارد كه در مقايسه با شيوه فعلي شما عملكرد بهتري از خود نشان داده، پس درنگ نكنيد و از تجربيات ديگران نيز در زندگي خود سود بريد.

فكر مي‌كنم يكي از بهترين روش‌ها براي افزايش كارايي و بهره‌وري، تبديل‌كردن رفتارهاي مؤثر و جديد به عادات روزمره است؛ به طوري كه شما به صورت ناخودآگاه به آنها عمل كرده و در اصل اين عادات در وجود شما نهادينه شوند.

بر طبق انديشه متخصصين چارلز دوهيگ (Charles Duhigg) نويسنده جزوه رايگان "قدرت عادت"، 40 تا 45 درصد از فعاليت‌هاي روزانه ما در اين گروه قرار دارند. البته شكل‌گيري عادت، كار چندان ساده‌اي هم نيست و گاهي اوقات مستلزم صرف ماه‌ها زمان است تا يك عادت جديد در زندگي شما شكل گرفته و به ضمير ناخودآگاه‌تان راه يابد. اما يكبار كه يك رفتار جديد به صورت عادت درآمد، شما به صورت خودبخودي به سمت افزايش كارايي گام برخواهيد داشت.

به عنوان مثال چندين ماه طول كشيد تا عادت بيدار‌شدن ساعت 5.30 صبح در وجود من شكل بگيرد؛ اما بعد از گذراندن اين مرحله، اين عادت تبديل به يك جزء مهم در وجود من شده؛ به طوري كه هر روز رأس ساعت مقرر، به خودي خود از خواب برمي‌خيزم. همچنين چندين هفته طول كشيد تا رژيم غذايي جديد براي من جا افتاد؛ اما اكنون همين برنامه غذايي، به سادگي بخشي از زندگي روزمره من شده است. به همين ترتيب مي‌توان هر عادت مشخصي را در زندگي خود جا انداخته و به تدريج زندگي خود را هدفمندتر كرد.

بهتر است بدانيد شكل گيري عادات مختلف آسان نيست؛ به ويژه زماني كه بايد تمام نيروي اراده خود را فرا بخوانيد تا خود را وادار به تغيير عادات بد رفتاري نهادينه شده در وجوتان كنيد. اما آگاه باشيد كارها آسان‌تر خواهد شد اگر اين عزم و اراده را در وجود خود بيدار كرده و از صميم قلب مايل به انجام آن شويد.

در اواخر اين پروژه متوجه شدم هر مقاله‌اي كه به صورت جداگانه نوشته شده بود، مي‌بايست در يكي از اين سه رده طبقه‌بندي مي‌شد: چگونه زمان خود را بهتر مديريت كنيم، چگونه انرژي خود را بهتر مديريت كنيم و نكته آخر اينكه چگونه توجه خود را بهتر مديريت كنيم.

به انديشه متخصصين من اگر شما مي‌خواهيد در يك روند روزانه و مداوم، به كارايي بهتري دست يابيد، توجه به اين سه مقوله بي‌نهايت ضروري است. برخي از افراد از انرژي شگفت‌انگيز و توجهي فوق‌العاده بهره‌مندند؛ اما قادر به مديريت زمان به بهترين شكل نيستند. در نتيجه روي امور مهم كار نكرده و بازده مناسبي ندارند. در مقابل برخي ديگر، هم از تمركز خوبي برخوردار بوده و هم با پروسه مديريت زمان به خوبي آشنا هستند؛ اما از توانايي مديريت انرژي بي‌بهره بوده و در نتيجه عملكرد درخشاني از خود نشان نمي‌دهند. افراد موفق معمولاً جزء آن دسته از افرادند كه به بهترين شكل هر سه مورد فوق را مديريت كرده و در نتيجه عملكردي ممتاز از خود نشان مي‌دهند.

اگر رمز و رازي براي افزايش راندمان و بازده مفيد وجود داشته، من در طول تجربيات يكساله خود با آن برخوردي نداشتم.

اما در مقابل با صدها روش مدبّرانه و مؤثر آشنا شدم كه مي‌توان به كمك آنها زمان، انرژي و دقت خود را به بهترين شكل ممكن مديريت كرد. در حقيقت در پايان اين دوره‌ي يك ساله، تعداد زيادي از اين روش‌ها كه در طول اين مدت موفق به گردآوري‌شان شدم را در قالب يك فهرست صدتايي ارائه دادم.

بهتر است توجه داشته باشيم كارايي، بيشتر يك مفهوم كلي است كه بوسيله‌ي درك ارتباط و بهم پيوستگي اجزاء توصيف مي‌شود. اگر نگوييم هزاران، دست كم صدها مورد و عامل مهم در انجام هر چه بهتر و بيشتر كارهاي روزمره‌ي ما مشاركت دارند كه هر كدام به تنهايي نيازمند مديريت سه فاكتور مهم انرژي، زمان و دقت هستند. پس در مجموع مي‌توان نتيجه گرفت كه نه‌تنها پاي يك رمز مخفي در ميان نيست، بلكه صدها روش و تكنيك در پس افزايش كارايي و بازده افراد نهفته‌اند.

در طول دوره كاري خود متوجه شدم سخت كار كردن يا پذيرفتن مسئوليت‌هاي بيش از اندازه، منجر به از بين رفتن كارايي مي‌گردد.

اما زماني كه شما سخت كار كرده و انرژي بيشتري مصرف مي‌كنيد، چه اتفاقي رخ مي‌دهد؟ پاسخ روشن است؛ زماني فرا مي‌رسد كه انرژي شما ته كشيده و از كار مي‌افتيد. اما اگر مسئوليت كم‌تري قبول كرده و درمقابل توجه و دقت بيشتري را مبذول آن كنيم، نتيجه بهتري خواهيم ديد. به شخصه هيچ تأثير منفي از تمركز بيشتر روي يك وظيفه خاص مشاهده نكردم؛بلكه دريافتم در اين حالت سطح توجه و انرژي، اغلب به صورت همزمان افزايش مي‌يابد. زماني كه انرژي بيشتري صرف انجام كارهاي خود مي‌كنيد، اما در عوض از اختصاص‌دادن زماني براي تنفس و تجديد قوا (با انجام كارهايي همچون تمرين، استراحت، تغذيه‌ي مناسب و استفاده از تكنيك‌هاي تسكين‌دهنده اثرات استرس) خودداري مي‌ورزيد، رفته رفته از انرژي و انگيزه، تخليه شده و دست از ادامه راه خواهيد كشيد.

هنگامي كه از انديشه متخصصين مدت زمان انجام كار در مضيقه قرار مي‌گيريم، مجبور به صرف انرژي بيشتري براي غلبه بر اين كمبود هستيم؛ چرا كه مي‌خواهيم كار در همان مدت مشخص به پايان برسد. از سوي ديگر اگر زمان بيشتري هم براي انجام كار در انديشه متخصصين بگيريم، اغلب كارها را به تعويق انداخته و در نتيجه سطح كارايي پايين‌تري خواهيم داشت و در عين حال زمان بيشتري را هم به هدر خواهيم داد. پس بهترين راه حفظ تعادل است؛ بدون آنكه از انديشه متخصصين روحي دچار اشكال شده و از ادامه راه صرف‌انديشه متخصصين كنيم.

پس سخت يا زياد كار كردن در نهايت منجر به كاهش كارايي شما مي‌شود؛ چرا كه به دو منبع اصلي و با ارزش، يعني زمان و انرژي دستبرد زده و شما را در درازمدت دچار اشكال خواهد كرد.

افراد با انگيزه و كارآمد كساني هستند كه از علت انجام وظايف خود به خوبي آگاهي دارند.

اگر براي انجام مسئوليت‌ها و وظايف بيشتر آمادگي يافته‌ايد، در صورتي كه اين وظايف را از انديشه متخصصين اهميت و ارزش رتبه‌بندي كنيد، راحت‌تر خود را وادار به انجام‌شان كرده و در عين حال در مدت زمان كوتاه‌تري به كارايي مورد انديشه متخصصين خود دست مي‌يابيد. در حالي كه در صورت عدم رعايت اين طبقه‌بندي و درك درست از ارزش هر كار، شايد در ابتداي راه همه چيز خوب به انديشه متخصصين برسد، ولي به مرور زمان از حس رضايت‌مندي شما كاسته شده و بالطبع كارايي شما هم كاهش خواهد يافت. عاملي كه در عبور موفق از اين موانع و چالش‌ها به كمك شما مي‌آيد، از درك درست‌ از اهميت و ارزش هر وظيفه ناشي مي‌شود؛ چيزي كه انگيزه‌ي لازم را در وجود شما بيدار مي‌كند،. به طوري كه خود را مسئول به پايان رساندن وظايف با ارزش خود مي‌بينيد.

اگر سرتان شلوغ است و مشغول انجام وظايف متعدد هستيد، بهتر است بدانيد اين به معناي كارايي بالاي شما نيست. كارايي تنها در مورد چگونگي انجام كار نيست؛ بلكه درباره‌ي نتيجه بدست آمده نيز مي‌باشد،؛ نكته‌اي كه به مراتب از اهميت بيشتري برخوردار است.

اگر هميشه از علت و اهميت كارهاي خود مطلع باشيم، انگيزه بيشتري براي به اتمام‌رساندن آنها خواهيم داشت.

در اين مطلب به دفعات به عامل مهم درك درست از خود اشاره كردم؛ شايد چون اين همان بخشي است كه در طول اين يك سال اغلب با آن درگير بودم.

زماني كه براي نخستين بار اين پروژه را آغاز كردم، هيچ مانعي نمي‌توانست سد راهم شود؛ چرا كه مشتاق افزايش كارايي خود بودم. اين اشتياق كار را راحت‌تر كرده بود. به طوري كه در بدو امر هيچ گونه فشاري حس نكرده و در نتيجه با اشكالي نيز در روند كاري خود مواجه نشدم.

اما همچنان كه پيش مي‌رفتم و زماني كه بازديدهاي روزانه‌ي وب‌سايتم از چند هزار به صدها هزار در ماه افزايش يافت، ناگهان فشار بيشتري حس كردم؛ چرا كه اكنون ميبايست هم مي‌نوشتم، هم در جستجوي راه‌هاي تازه بوده و هم اين راه‌ها را مي‌آزمودم؛ در نتيجه لذت كم‌تري از ادامه كار نصيبم مي‌شد.

سخت است به چنين چيزهايي اعتراف كرد؛ به ويژه زماني كه مردم زيادي مايلند در وضعيت كنوني شما قرار داشته باشند. كندو كاو در مورد موضوعات مختلف، همان چيزي است كه من اغلب تشنه انجام آن هستم و اين همان جايي است كه اهميت درك، شناخت و مهربان‌بودن با خود مشخص مي‌شود؛ به خصوص زماني كه تحت‌فشار هستيم تا كارايي خود را افزايش دهيم.

افزايش كارايي ممكن نخواهد بود مگر با همّت و سعي فراوان،. براي انجام بهتر كارها بايد بر خود فشار آوريم،؛ اين امر اجتناب ناپذير است. اما اين روند آسان‌تر خواهد بود اگر درك كنيم ماحصل كار تغييرات مثبتي است كه در زندگي خود ايجاد مي‌كنيم.

پس به صورت مستمر پيگير درك و شناخت خود باشيد؛ به خصوص زماني كه در حال افزايش ظرفيت عملكردي خود هستيد. در آغوش‌‌گرفتن موفقيت كار ساده‌اي نيست. زماني فرا مي‌رسد كه مدام به خود مي‌گوييد ديگر قادر به ادامه راه نيستيد.، زماني كه 80 درصد چيزهايي كه به ذهن‌تان خطور مي‌كند، به صورت ناخودآگاه از بار رواني منفي برخوردارند. بسيار مهم است در طول اين دوره باخود مهربان بوده و از شانس تبديل‌شدن به انساني بهتر و كامل‌تر به راحتي چشم‌پوشي نكنيد‌.

وقتي اين پروژه اولين روزهاي خود را پشت سر مي‌گذاشت، يك صفحه‌ي ويژه‌ي آماري طراحي كردم تا ميزان اثر بخشي فعاليت‌ها و افزايش كارايي و بازدهي مفيد روزانه‌ام را با ديگران به اشتراك بگذارم. هر روز تعداد صفحاتي كه مطالعه كرده و ميزان ساعات كاري خود را در اين صفحه قيد مي‌كردم؛ چرا كه در واقع اين داده‌ها نشان‌دهنده‌ي ميزان كارايي من در طول زمان بود.

اما همانند يك كارخانه، كارايي شما هم تنها با اندازه ‌گيري ميزان محصولات توليدي برآورد نمي‌شود؛ چرا كه اين تنها تصويري محدود و كم‌عمق از ميزان كارايي حقيقي شما را نشان خواهد داد.

اين كاري است ساده كه با اندازه‌گيري و آمار، ميزان عقب‌ماندگي خود را از اهداف اوليه را درك كنيم. اما به همان اندازه كه كارايي فردي حائز اهميت است، برآيند كاري شما نيز در رتبه بعدي اهميت جا دارد. كارايي تنها در مورد ميزان توليد نيست؛ بلكه موفقيت‌هاي كسب شده، كارهاي به اتمام رسيده و در نهايت نتايج به دست آمده را نيز در برمي‌گيرد.

اين مهم است كارهايي را كه در سطوح بالاي اهميت قرار دارند به انجام برسانيم؛ اما در عين حال اين مسئله هم حائز اهميت است كه بدانيد چگونه زمان، دقت و انرژي خود را مديريت كرده تا منابع لازم جهت انجام فعاليت‌هاي بيشتر را همچنان در اختيار داشته باشيد.

اما در نهايت و در پايان روز هنگامي كه ديگر زماني در اختيار نداريد، از انرژي تخليه شده و از توجه ودقت‌تان كاسته شده است؛ تنها شما مي‌مانيد و وظايفي كه به سرانجام رسانده و تغييري كه در جهان پيرامون‌تان ايجاد كرده‌ايد. اين همان كاري است كه زندگي شما را ارزشمند و پرمعني خواهد كرد. و اين همان طعم شيرين موفقيت است كه بعد از يك دوره تلاش سخت و طاقت فرسا، احساسش خواهيد كرد.

و در كل معناي بهره‌وري و كارايي نيز در همين نكته خلاصه شده است.