پنج اختلال عملكرد تيم‌هاي كاري چيست؟
يك سازمان يا مجموعه روي اعضا و تيم‌هايش مي‌چرخد. اعضاي سازمان مانند چرخ‌دنده در يك سيستم مكانيكي بزرگ هستند. اگر يكي از اين چرخ دنده‌ها خوب كار نكند كار سيستم مختل مي‌شود. اينجاست كه اهميت كار تيمي در سازمان يا مجموعه به چشم مي‌آيد. كار تيمي شيوه مشخصي از كار كردن است كه مي‌كوشد از مجموع توانمندي‌ها، مهارت‌ها و انرژي افراد بيشترين بهره را كسب كند.
كمتر كسي را مي‌شناسيم كه بگويد كار تيمي در سازمان‌ها اهميت ندارد يا اساساً با روحيه كار تيمي در گروه مخالف باشد. تحقيقات و مطالعه‌هاي زيادي از سوي موسسات بزرگ روي تاثيرات كار تيمي در گروه‌ها و تيم‌هاي مختلف انجام شده است و اكنون تقريباً همه بر اين باوريم كه لازمه بهره‌وري، يادگيري، تعامل مناسب، نوآوري و... در تيم‌ها افزايش روحيه كار تيمي است. در متن زير كه خلاصه‌اي از جزوه رايگان ۵ دشمن كار تيمي نوشته پاتريك لنچيوني است، به علل شكست كار تيمي و نحوه جلوگيري از آنها پرداخته‌ايم.
مديريت يعني كار كردن با ديگران!
هنر يك سازمان در اين است كه كليه‌ي منابع و افراد تيم را براي رسيدن به يك هدف مشترك هم‌جهت كند. يكي از نكته‌هاي ظريف در اين تعريف اشاره به اهميت كار گروهي يا تيمي در مديريت است. براي اينكه بتوان يك تيم را خوب مديريت كرد، الزامي نيست كه مدير تيم در زمينه‌ي تخصصي تيم داراي تبحر زيادي باشد، بلكه بيشتر بايد به مهارت‌هاي تيم‌داري آشنا باشد.
سازمان‌ها به اين علت در كار تيمي شكست مي‌خورند كه ناآگاهانه درگير آفات كار تيمي مي‌شوند، اين آفات عبارتند از: نبود اعتماد، ترس از برخورد، نبود تعهد، عدم مسئوليت پذيري و بي توجه بودن اعضاي تيم به نتيجه كار.
بين اعضاي تيم اعتماد ايجاد كنيد
نبود اتماد بين اعضاي تيم: هنگامي كه افراد براي طرح اشكالات خود در گروه احساس امنيت و مصونيت نداشته باشند، از مباحثه درباره ضعف‌ها و خطاهاي خود پرهيز مي‌كنند تا به جايگاهشان نزد ديگران خدشه‌اي وارد نشود. در چنين فضايي سياست‌بازي رايج است، روحيه افراد پايين و جابجايي آنها زياد است.
براي غلبه بر اين آفت چند راهكار پيشنهاد مي‌شود كه شامل صحبت كردن از بيوگرافي خود و پرسيدن از زندگي شخصي، معرفي سليقه‌هاي رفتاري و هنجارهاي شخصيتي، بازخورد ۳۶۰ درجه‌اي، مشق‌هاي تيمي آزمايشي و تجربي به شرطي كه مبتني بر فرايندهاي استوار و با معنا باشند، است و به بالندگي كار تيمي كمك مي‌كنند و در آخر رهبر تيم بايد خطر كرده و سرمايه آبروي خود را در جلو ديگران بگذارد تا ديگران هم جرات پيدا كنند و خطر كنند.
زمينه‌ي تعامل مناسب را در تيم ايجاد كنيد
ترس از برخورد: در فضايي كه اظهارانديشه متخصصينهاي منفعلانه و نيش‌دار بين افراد جريان داشته باشد، كساني كه انتقادات سازنده دارند، از طرح آنها منصرف شده و در عوض، تلاش مي‌كنند با رفتارهاي تصنعي وانمود كنند كه با جمع هماهنگ هستند. بديهي است در چنين شرايطي، اشكالات پنهان شده و افراد خوش‌نيت فرصتي براي ابراز بازخورد آزادانه و سازنده نمي‌يابند، در نتيجه اصلاح ايرادات رخ نمي‌دهد. از جمله مصاديق ديگر، نگاه بالا يه پايين برخي از افراد قديمي به افراد جديد يا برخورد نامناسب بعضي از افراد، خصوصا با افراد جديد است. همچنين در زمان طرح سوال از اعضاي تيم، گاهي افراد به علت ترس از برخوردهاي متعصبانه ديگر هم‌تيمي خود، اظهارانديشه متخصصين نميكنند و از واكنش او واهمه دارند.
براي مقابله، مدير بايد بگو مگوهاي پنهان تيم را بيرون بكشد و آنها را از طريق درست برطرف كند. رهبر نيز بايد توان اين را داشته باشد كه به مباحثه‌ها سمت و سو دهد و براي رفع اشكالات، دنبال راه حل مناسب باشد و همچنين در سركوب نكردن و تشويق به ارائه مباحثه‌ها خويشتن‌دار باشد.
به تصميمات تيمي پايبند باشيد
نبود تعهد: تعهد به معناي پايبند بودن به تصميمات گروهي است حتي هنگامي كه اتفاق آرا به صورت كامل در آن تصميم وجود ندارد. به عبارت ديگر، همه افراد تيم بايد به تصميمات گرفته شده پايبند باشند، حتي اگر از آنها خشنود نيستند.
راه مقابله با اين آفت اين است كه رهبر و اعضاي تيم بايد به برنامه‌ها پايبند و آماده هضم پيامد‌هاي غلط از اين تصميمات باشند.
مسئوليت را به همه اعضاي تيم توسعه دهيد
پرهيز از مسئوليت‌پذيري: همه تيم بايد در برابر برنامه‌ها و اهداف مشترك متعهد و نسبت به آن پاسخگو باشند. وجود حس مشاركت بين اعضا باعث مي‌شود افراد از يكديگر (همتايان و زيردستان) مسئوليت و پاسخگويي بخواهند. در غير اينصورت شاهد تيمي خواهيم بود كه بار همه مسئوليت‌ها بر دوش يك يا دو نفر باشد.
به منظور رفع اين آفت نيز مي‌توان اهداف تيم، مسئوليت هر يك از اعضاء و نحوه رفتار اعضاء در جهت موفقيت تيم را به وضوح مشخص كرد. همچنين با تمهيد ساختاري كوچك مي‌توان به افراد كمك كرد كاري بكنند كه در غير اينصورت تمايلي به انجام آن ندارند. از طرفي اگر به‌جاي پاداش دادن به عملكرد افراد به عملكرد تيم پاداش بدهيم مسئوليت‌پذيري تقويت مي‌شود. رهبران در صورت كوتاهي اعضا در كار بايد خواهان پاسخگويي آنها در انجام كار باشد.
توجه به نتيجه كار تيمي بجاي فردگرايي
منيّت و بي‌توجهي به نتيجه‌ي كار: مهمترين آفت كار تيمي تمايل اعضاي تيم به «جلب توجه و تاييد فردي» به بهاي از دست دادن «نتيجه كار جمعي» است. به عبارتي، مهم‌تر بودن «منيت فردي» از «منيت جمعي»، مي‌تواند مانع از رسيدن تيم به حدنصاب‌ها گردد. از مصاديق اين آفت مي‌توان به وجود بخل اطلاعاتي در افراد نسبت به يكديگر (كه از بازخورد نگرفتن از مديران و ترس از دست دادن جايگاه ناشي مي‌شود) اشاره نمود، زيرا لازمه‌ي كيفيت مثبت خروجي تيم، اين است كه در مواقع لازم، اعضاء اطلاعات خود را با يكديگر به اشتراك بگذارند.
وقتي نتيجه كار در كانون توجه قرار گيرد و به عنوان ملاكي براي تعريف موفقيت تعيين شود، منّيت فردي مهار مي‌شود. مديران براي رسيدن به اين منظور، دست به تعريف اهداف مشترك مي‌زنند (مانند درآمد، هزينه، جلب رضايت مشتري فعلي، جلب مشتري جديد، حفظ كاركنان، آگاهي از وضع بازار و كيفيت كالا). اين معيارها مي‌بايست ماهانه و در جلسات گروهي اندازه‌گيري و مطالعه شود.
از همكاري همه تيم براي برطرف كردن موانع ذكر شده استفاده كنيد: مي‌توان گفت براي موفقيت در كار تيمي لازم است خصيصه‌هاي زير در بين اعضاي تيم تقويت شود (در روزهاي قبل اشاره شدند):
- تمايل اعضاي تيم به اعتماد آفريني
- برخوردهاي سازنده بين اعضاي تيم
- مشاركت افراد در تصميم‌گيري‌ها و تعهد در برابر تصميم‌ها
- شوق اعضاي تيم به بازخواست كردن يكديگر درباره رفتار يا عملكردي كه براي تيم زيان بار است
- كشش اعضاي تيم به موفقيت تيم بجاي جلب توجه فردي
اقدامات اصلاحي در جهت برطرف كردن هر عرضه تيمي طراحي كنيد
در راستاي مباحث مطرح شده مي‌توان براي مطالعه بهتر روند عملكرد تيمي نمودار زير را در انديشه متخصصين گرفت:
انديشه متخصصين شما در اين خصوص چيست؟
اين مطلب توسط حامد حسيني‌نژاد، مدير امور توسعه‌ي سرمايه‌هاي انساني داتين نگارش شده است.
هم انديشي ها