راه حل هايي براي استفاده‌ي بهتر از زمان

با توجه به اين كه چه‌ مقدار زمان را هر روز در محل كار مي‌گذرانيد، احتمالا بين ۸ تا ۱۲ ساعت يا حتي اگر واقعا سخت كار مي‌كنيد ۱۴ ساعت از هر روز براي انجام كار‌ها صرف مي‌كنيد. اما حتي اگر شما از غروب تا طلوع خورشيد در محل كار باشيد، به انديشه متخصصين مي‌رسد كه زمان كافي در روز براي انجام همه‌ي كار‌ها وجود ندارد.

هيچ چيز بد‌تر از اين نيست كه در شروع روز براي رفتن به محيط كار آماده شويد و بفهميد كه چه كاري بايد انجام دهيد. اين موضوع نه تنها باعث از دست دادن زمان مي‌شود، بلكه اغلب باعث مديريت ضعيف فعاليت‌ها مي‌شود.

يكي از بهترين كار‌هايي كه مي‌توان انجام داد آماده شدن از شب قبل است. قبل از اين كه به تخت خواب برويد به برنامه‌ي روزانه فكر كنيد و پنج فعاليت مهم‌تري كه لازم است در روز آينده انجام دهيد را رتبه بندي كنيد. زماني كه صبح به محيط كار مي‌رسيد، مي‌توانيد به آن‌كار‌ها بپردازيد.

آيا مي‌خواهيد يك راه علمي براي هدر ندادن مقداري زمان در هر روز بدانيد؟ سعي كند كار‌هاي روزمره، يعني فعاليت‌هاي زمان‌بر كه ارزشي بر دستاورد‌هايتان ندارند را كاهش دهيد. براي مثال يكي از آن فعاليت‌ها برنامه‌ريزي و زمان‌بندي براي ساعات كاري متخصصان است.

اگر هنوز به صورت دستي زمان‌بندي مي‌كنيد، در واقع زمان را هدر مي‌دهيد. ابزار‌هاي زيادي براي زمان‌بندي الكترونيك وجود دارد، براي مثال Humanity، كه باعث افزايش كارايي و پر بازده شدن پروسه مي‌شوند و به شما اين امكان را مي‌دهند تا برنامه‌ي زمان‌بندي را در يك دقيقه به جاي يك ساعت تهيه كنيد.

كار‌هاي ديگري كه مي‌توانيد اتوماتيك كنيد شبكه‌هاي اجتماعي، رايانامه يا حتي برخي فرآيندهاي حسابداري و ليست كردن صورت‌حساب‌ها است. بسياري از اين ابزار‌ها رايگان هستند، در حالي كه ساير آن‌ها به صورت ماهانه مبلغ كمي را دريافت مي‌كنند.

باور كنيد يا خير، مي‌توانيد با داشتن استراحت‌هاي كوتاه زمان را ذخيره كنيد. در حالي كه ممكن است فكر كنيد كه فشار آوردن به خودتان و انجام بي‌وقفه‌ي همه‌ي فعاليت‌ها، كار درستي است، در واقع در حال از بين بردن كارايي هستيد.‌ پنج دقيقه استراحت در هر ساعت به شما اين امكان را مي‌دهد تا انرژي خود را افزايش‌دهيد و با انديشه متخصصيناتي تازه به كارتان ادامه دهيد.

آيا احساس مي‌كنيد تمركز كردن در بعد ار ظهر برايتان سخت است؟ شايد لازم باشد كه اندكي فعاليت‌هاي فيزيكي به كار‌هاي روزمره‌ي خود اضافه كنيد. تا جايي كه مربي سلامت و تندرستي Kate Bartolotta مي‌گويد: «مطالعات نشان داده است كه سطح متوسطي از فعاليت‌هاي قلبي مي‌تواند خلاقيت و كارايي را براي مدت دو ساعت بعد افزايش دهد. به علاوه، تغيير محيط و كانون تمركز شايد تنها تغييري باشد كه براي پيشرفت يا كشفي جديد در كارتان به آن نياز داريد».

اكثر جلسات و ملاقات با متخصصان باعث از دست دادن كل زمان مي‌شود. ممكن است احساس كنيد كه كار‌هاي زيادي انجام مي‌دهيد، اما در واقع تمام كاري كه مي‌كنيد اين است كه در كار افراد خلل و اقتشاش ايجاد مي‌كنيد، روز آن‌ها رابه چندين قسمت كوتاه تقسيم مي‌كنيد و مانع انجام دادن و كامل كردن وظايفشان مي‌شويد.

آيا مي‌خواهيد كاري اساسي و بنيادي انجام دهيد؟ حداقل براي دو ساعت در روز از رايانامه و شبكه‌هاي اجتماعي خارج شويد. مطمئن باشيد كه در زمان‌هايي كه رايانامه‌ها و پيام‌هاي كم‌تري دريافت مي‌كنيد نسبت به كل روز فردي فعال‌تر و با كارايي بيشتر خواهيد بود.

توجيه كردن خودتان براي انجام دادن فعاليتي كه به كار شما ارزشي نمي‌افزايد كار ساده‌اي است. براي مثال، ممكن است تصور كنيد كه برداشتن تلفن همراه و چك كردن فيسبوك براي چند دقيقه كار اشتباهي نيست، اما حقيقت اين است كه هر دقيقه ارزشمند است. از زماني كه در محل كار حاضر مي‌شويد تا زماني كه به خانه بر مي‌گرديد، لازم است كه تمركز داشته باشيد. از دست دادن يك دقيقه به دو دقيقه تبديل مي‌شود و اين اتفاق ادامه خواهد داشت.

تا جايي كه امكان دارد زمانتان را حفظ كنيد و ساعاتي كه در روز داريد را به كار بگيريد تا كاراييتان افزايش يابد و موفق شويد.