مسائل مهم را به جاي مسائل ضروري در اولويت قرار دهيد
آيا تاكنون در انتهاي روز احساس كرده‌ايد كه با وجود انجام تمام وظايف ضروري، كار مهمي انجام نداده‌ايد؟ اغلب مردم در پايان روز كاري چنين احساسي دارند. گزارش ژورنال تحقيقاتي مصرف‌كنندگان نشان مي‌دهد افراد عموما به‌دنبال انجام وظايفي هستند كه مهلت زماني كوتاه‌تري دارند. حتي وقتي وظايفي با پاداش‌هاي بهتر و حتي مهلت زماني بيشتري داشته باشيم، باز هم وظايف كوتاه‌مدت را انجام مي‌دهيم.
البته اين يك رفتار طبيعي است تا وظايف داراي محدوديت زماني را هرچه سريع‌تر انجام داده و آنها را از ليست ذهني وظايف خود خط بزنيم. در اين ميان تناقض اصلي در اين است كه عموم وظايف مهم و تاثيرگذار در مسير پيشرفت، محدوديت‌هاي زماني بازتري نسبت به وظايف كم‌اهميت‌تر داند. به‌عنوان مثال، وظايف مهم و تاثيرگذار در زندگي يك فرد عبارتند از:
اگر مانند مردم عادي رفتار كنيد، قطعا اين اولويت‌ها به پس ذهن شما خواهند رفت و زمان خود را بيشتر روي انجام وظايف با اهميت كمتر صرف مي‌كنيد. اين وظايف مانند رزرو كردن اتاق هتل، خالي كردن اينباكس يا نوشتن خبرنامه‌‌‌هاي ماهانه خواهد بود. اما به‌هرحال بايد راهكاري براي برون‌رفت از اين حالت پيدا كنيم. در ادامه‌ي اين مقاله‌ي اخبار تخصصي، علمي، تكنولوژيكي، فناوري مرجع متخصصين ايران استارتژي‌ها و نكاتي را براي تغيير تمركز روي موارد مهم مطالعه مي‌كنيم. به‌ياد داشته باشيد كه اين راهكارها شما را به‌فردي بي‌عيب تبديل نمي‌كنند. تنها كافي است آن روش‌هايي كه بهترين اثر را روي سبك زندگي شما دارند شناخته و پياده‌سازي كنيد.
برنامه‌ريزي و اختصاص زمان بيش از حد نياز به وظايف مهم
تحقيقات نشان مي‌دهد وقتي زمان و مكان مشخصي براي انجام يك وظيفه در انديشه متخصصين مي‌گيريم، شانس انجام دادن آن بيشتر مي‌شود. به‌عنوان مثال مي‌توان در برنامه‌ريزي هفتگي، يك روز را به طور كامل به يكي از وظايف مهم زندگي اختصاص داد. در اين روز هيچ كار ديگري نبايد انجام شود و قطعا بايد هدفي مشخص براي پايان آن روز در انديشه متخصصين داشته باشيد.
وظايف مهم يك منحني يادگيري دارند كه روند انجام آنها را طولاني مي‌كند
در اين ميان وظايف مهم اما ناشناس، يك منحني يادگيري دارندو در نتيجه دانستن زمان مناسب براي انجام دادن كامل آنها كمي دشوار است. علاوه بر آن كار كردن در اين وظايف بهره‌وري پاييني دارد و عموما با اشتباهات متعدد همراه است. همين مورد يكي از دلايلي است كه ما كمتر به اين وظايف مي‌پردازيم. در نتيجه اخصاص دادن يك روز كامل به اين وظايف، هرچند هم كه زياد به انديشه متخصصين برسد، براي انجام دادن كامل آنها پس از سعي و خطاهاي متعدد، عالي است.
تعيين بخش‌هاي مهم وظايف مهم
وظايف بزرگ عموما روندهايي مرحله‌اي و پيشرفتي دارند. در اين ميان اگر اهداف خود را بسيار بلندپروازانه و بزرگ در انديشه متخصصين بگيريد، عموما آنها را ناديده خواهيد گرفت. در اين مواقع اهداف را به ابعاد كوچكتر تقسيم كرده يا با نگاهي جزئي، بخش‌هاي مهم را جدا كنيد. شايد براي رسيدن به هدفي قابل دستيابي و جذاب، نياز به كوچك كردن چند مرحله‌اي هدف اصلي داشته باشيد. اين رويكرد را آن قدر ادامه دهيد تا به هدفي قابل انجام در زمان مناسب برسيد. فراموش نكنيد كه مرحله‌ي اصلي، شروع اين وظايف است و پس از آن، روند پيشرفت شروع مي‌شود.
پيش‌بيني و مديريت احساس اضطراب
بسياري وظايف حساس شامل بخش‌هاي تفكر و تصميم‌گيري‌هاي حساس هستند. اين تصميم‌گيري‌ها اضطراب را افزايش مي‌دهند. به‌عنوان مثال مراجعه به پزشك و مطالعه يك اشكال حاد، برنامه‌ريزي براي موفقيت كسب‌وكار يا تدوين طرح مقابله با بحران را در انديشه متخصصين بگيريد.
تفكر در مورد پيامدهاي وظايف مهم، باعث افزايش اضطراب مي‌شود
حتي وقتي وظايف نياز به تفكرات عميق نداشته باشند، باز هم با استرس روبرو خواهيم شد. وظايفي كه در آينده نتايج بهتر و بزرگتري خواهند داشت، اضطراب بيشتري را به فرد منتقل مي‌كنند. به‌عنوان مثال وظايف مهم اما استرس‌زا عبارتند از: شروع يك رابطه‌ي جديد، انجام دادن يك كار چالشي براي اولين بار، بيان درخواست، شروع يك مكالمه‌ي دشوار، مقابله و حل اشكالات شخصي و كاري و پروژه‌هاي بلندمدت كه نياز به مطالعه و تقابل طولاني مدت چالش‌ها با استفاده از اعتماد به نفس دارند.
به‌طور كلي انجام وظايف مهم نيازمند شخصيتي است كه بتواند با احساسات ناراحت‌كننده كنار بيايد. شناخت و مشخص كردن احساسات خاصي كه يك تجربه را از لحاظ احساسي چالش برانگيز مي‌كنند، قدم پايه‌اي و بسيار تاثيرگذار براي كاهش آن احساسات است. در نهايت بايد مهارت مديريت تفكرات و احساسات خود را به دست بياوريد. در نتيجه به راحتي مي‌توانيد وظايفي كه خارج از منطقه‌ي امن ذهني شما هستند را انجام دهيد.
اختصاص زمان كمتر به وظايف كم‌اهميت
وظايف كم‌اهميت عموما زمان بيشتري نسبت به آن‌چه كه نياز دارند، هدر مي‌دهند. به‌عنوان مثال شما بايد گزارش يك متخصص را صحت‌سنجي كنيد اما پس از يك ساعت مي‌بينيد كه آن را به‌طور كامل بازنويسي كرده‌ايد. براي حل اين اشكال مي‌توانيد خود را محدود به ارائه‌ي تنها سه نكته‌ي اساسي در مورد گزارش بكنيد يا محدوديت زماني مشخصي براي خواندن و انديشه متخصصين دادن در مورد گزارشات در انديشه متخصصين بگيريد.
تنظيم استراتژي براي تصميم‌گيري سريع‌تر نيز مفيد است. وقتي مجبور به تصميم‌گيري در زير فشار هستيد، يك تصميم سريع بهتر از زمان گذاشتن براي رسيدن به تصميم عالي و بي‌عيب است.
اولويت‌بندي براي كاهش وظايف كم‌اهميت ولي ضروري
در زندگي امروزي تلاش براي حل يك اشكال با ارائه و به‌كارگيري راه‌حل‌هاي تكراري، اجتناب ناپذير است. براي رهايي از اين وظايف تكراري مي‌توانيد بسياري از آنها را با برون‌سپاري، اتوماسيون، گروه‌بندي وظايف كوچك، حذف برخي وظايف، تغيير روش كار و تدوين مسيري براي انجام وظايف تكراري حل كنيد. به‌عنوان فرصت‌هايي باشيد كه با صرف كمي زمان، سيستمي براي انجام اتوماتيك وظايف در آينده طراحي كنيد.
تلاش براي رسيدن به ديد كلي مسائل
وقتي تمركز زيادي روي جزئيات داشته باشيد، احتمال اين كه از هدف كلي و مسائل مهم باز بمانيد، بيشتر است. به مواردي اهميت دهيد كه به طور طبيعي در مسير رسيدن به اين ديد كلي باشند. به‌عنوان مثال سفر كردن به برخي افراد كمك مي‌كند تا مسائل را از ديد كلي و بازتري ببينند. برخي ديگر با وارد كردن جزئيات در فايل‌ها و مطالعه‌ي آنها به نتيجه‌ي بهتر مي‌رسند. راه حل ديگر، گذراندن اوقات با دوستاني هدفمند است كه در دور‌ه‌هاي زماني مشخص انجام شود. اين ديدارها به شما كمك مي‌كند از روند پيشرفت يكديگر و از همه مهم تر خودتان آگاه شويد. در نهايت، كمي توقف در كارها و تفكر كلي‌نگر، شما را از نفوذ بيش از حد در وظايف كم‌اهميت دور مي‌كند.
اگر در اولويت‌بندي وظايف مهم نسبت به موارد اورژانسي دچار اشكال هستيد، نگران نباشيد. اين اشكال يك پديده‌ي عمومي در دنياي مدرن است. تعدد محدوديت‌هاي زماني در كنار طبيعت انسان كه در صدد حذف وظايف مهم است، اين اولويت‌بندي را دشوارتر مي‌كند. حتي افرادي كه مقالات و جزوه رايگان‌هاي متعددي هم در اين زمينه نوشته‌اند، هنوز با اجراي عملي آن اشكال دارند.
هم انديشي ها