يادگيري ارسال ليست بيمه به صورت الكترونيك

بيمه تامين اجتماعي و قوانين ثبت و پرداخت آن يكي از چالش‌هاي هميشگي شركت‌ها است. شركت‌هاي نوپا در اين زمينه نياز به مشاوره‌ي بيشتري نسبت به ديگران دارند؛ چرا كه اين شركت‌ها با حداقل منابع انساني فعاليت كرده و در اكثر مواقع، نيروهاي مستقلي براي انجام روندهاي اداري و قانوني ندارند. در اين ميان، آشنايي با قوانين كلي و روندهاي ثبت‌نام و پرداخت حق بيمه، كمكي متخصصدي در جهت اجراي هرچه بهتر قوانين كار براي اين شركت‌ها خواهد بود.

اين مطلب اولين بار در تاريخ ۷ مهر ۱۳۹۷ توسط مهدي زارع‌ سريزدي نوشته شده و در تاريخ ۱۲ ارديبهشت ۱۴۰۲ به‌روزرساني شده‌است.

اين بيمه علاوه بر تامين بخشي از هزينه‌هاي درماني، ازكارافتادگي و خدمات مشابه،‌ به‌نوعي يك سرمايه‌گذاري بازنشستگي نيز براي افراد محسوب مي‌شود. در نتيجه بي‌دليل نيست كه اكثر مردم دريافت بيمه را يكي از پيش‌شرط‌هاي خود براي استخدام در شركت‌ها و سازمان‌ها مي‌دانند. البته باوجود اين‌كه تامين هزينه‌هاي درماني بيمه‌ي تامين اجتماعي در سال‌هاي اخير نسبت به هزينه‌هاي بالاي درمان در بخش خصوصي، مزيت آن‌چناني محسوب نمي‌شود، اما هنوز آن بخش سرمايه‌گذاري و خدمات رايگان درماني در مراكز دولتي، افراد را به پرداخت اين حق بيمه تشويق مي‌كند.

بيمه‌ي اختياري تامين اجتماعي مختص افرادي است كه تحت پوشش بيمه‌ي خاصي نيستند و با مراجعه به دفاتر اداره‌ي تامين اجتماعي و عقد قرارداد، خود را به‌عنوان طرف قرارداد بيمه معرفي كرده و در موعد مقرر نسبت به پرداخت حق بيمه‌‌ي مصوب اقدام مي‌كنند. در اين نوع از بيمه، كارفرمايي وجود ندارد و به‌همين دليل، مزاياي قانون كار مانند بيمه‌ي بيكاري يا غرامت دستمزد ايام بيكاري به شخص تعلق نمي‌گيرد.

در واقع بيمه‌ي اختياري براي افرادي مناسب است كه سابقه‌ي بيمه‌ي اجباري را براي مدتي داشته و به هر دليلي قادر به ادامه‌ي آن نبوده و شرايط يا تمايل دريافت بيمه‌ي بيكاري را نيز ندارند. اين بيمه داراي محدوديت است و فرد بيمه‌گذار بايد زير ۵۵ سال سن داشته باشد. در مورد زنان خانه‌دار نيز محدوديت سني حداكثر ۴۵ سال براي پرداخت حق بيمه‌ي اختياري در انديشه متخصصين گرفته شده است. البته متقاضياني كه بيش از ۱۰ سال سابقه‌ي پرداخت حق بيمه داشته باشند، از شرايط سني معاف مي‌شوند.

در مورد محدوديت سني بهتر است بدانيد متقاضي در صورت بيشتر بودن سن از مقدار مشخص شده، مجبور به پرداخت حق بيمه به مدت مازاد سن خود است. از شرايط ديگر دريافت اين بيمه، مي‌توان به داشتن حداقل ۳۰ روز سابقه‌ي پرداخت حق بيمه‌ي اجباري اشاره كرد.

لازم به ذكر است بيمه‌ي اختياري نوعي از بيمه بوده كه در اصل براي حفظ سابقه‌ي پرداخت حق بيمه‌ي شخص ايجاد شده است. از موارد مهم در مورد اين بيمه اين كه در حال حاضر سهم حق بيمه‌ي متقاضيان اين نوع از بيمه، ۲۷ درصد از دستمزد و حقوق توافق شده در قرارداد است. از آنجايي كه در اين نوع از بيمه، كارفرما وجود ندارد، متقاضي بايد تمام حق بيمه را حداكثر تا دو ماه بعد از ماه مورد انديشه متخصصين، پرداخت كند. به‌عنوان مثال براي پرداخت حق بيمه‌ي ماه فروردين، تا پايان خرداد فرصت باقي است. در مورد دستمزد توافق شده، متقاضي مي‌‌تواند هر دو سال يك بار نسبت به افزايش ۱۰ درصدي مبناي محاسبه، اقدام كند.

نوع ديگري از بيمه‌ي خويش‌فرما (يا بدون كارفرما) مخصوص افرادي است كه صاحب حرفه يا شغلي آزاد هستند و مشمول مقررات حمايتي خاصي نيستند. اين نوع از بيمه خود دسته‌بندي زيرمجموعه‌اي دارد كه بسته به خدمات ارائه شده از طرف سازمان تامين اجتماعي، حق بيمه‌ي آن نيز متفاوت است.

نوع اول بيمه‌‌ي صاحبان حرفه، مشمول پرداخت ۱۲ درصد از حقوق و دستمزد مصوب توسط بيمه‌گذار است. اين نوع از بيمه شامل مزاياي بازنشستگي و فوت بيمه‌گذار بعد از بازنشستگي است. به بيان ديگر اگر متقاضي اين بيمه پيش از بازنشستگي فوت كند، مستمري به بازماندگان او پرداخت نخواهد شد. نوع دوم، مشمول پرداخت ۱۴ درصد حق بيمه است كه شامل بيمه‌ي فوت پيش از بازنشستگي نيز مي‌شود.

سومين نرخ و كامل‌ترين نوع بيمه‌ي صاحبان مشاغل آزاد، ۱۸ درصدي است كه در آن، خدمات ازكارافتادگي نيز به خدمات قبلي اضافه مي‌شود. لازم به ذكر است بخش درمان به‌طور كلي از بيمه صاحبان حرفه جدا است و فرد در صورت نياز به آن، بايد هزينه‌اي جدا را به سازمان پرداخت كند.

لازم به ذكر است پس از تاييد قرارداد بيمه‌گذار، وي مي‌تواند با مراجعه به شعبه‌ي تامين اجتماعي، نسبت به دريافت نام متخصصي و رمز عبور سيستم الكترونيكي نيز اقدام كند و حق بيمه‌ي خود را به‌صورت ماهانه از طريق وبسايت اين سازمان پرداخت كند.

بيمه‌ي اجباري كه بخشي از آن از طرف كارفرما به سازمان تامين اجتماعي پرداخت مي‌شود، شامل حمايت دولت و نظام اداري كشور است. به‌بيان ديگر، مراجع اداري، حقوقي و قانوني چنين ارتباطي بين نيروي ساده و كارفرما را به رسميت شناخته و موظف به رعايت و استناد به آن هستند. در نهايت بايد به اين نكته اشاره كرد كه از لحاظ قانوني،‌ اين نوع از بيمه در زمره‌ي حقوق عمومي قرار مي‌گيرد.

نكته‌ي مهم براي صاحبان شركت‌ها و خصوصا مديران استارتاپ‌هاي نوپا اين است كه آنها و شركتشان، مسئول اصلي انجام روندهاي قانوني و پرداختي حق بيمه‌ي اجباري هستند و بيمه شده، هيج مسئوليتي در اين زمينه ندارد. به بيان ديگر انجام تمام فرآيندهاي قانوني و پرداختي بر عهده‌ي شركت است و متخصص يا نيروي ساده مي‌تواند در صورت اجرا نشدن آنها، از حق خود در مراجع قانوني دفاع كند.

در مورد حق بيمه‌ي مصوب، ۳۰ درصد از دستمزد نيروي ساده بايد به‌عنوان حق بيمه به سازمان پرداخت شود. طبق قانون، ۲۳ درصد از اين حق بيمه بر عهده‌ي كارفرما و ۷ درصد از آن بر عهده‌ي نيروي ساده است كه عموما به‌صورت ماهانه از حقوق و دستمزد وي كسر مي‌شود. اكثر كارفرمايان و صاحبان شركت‌ها، حداقل مصوب اداره‌ي كار را به‌عنوان حقوق نيروي سادهان اعلام مي‌كنند. علاوه بر حقوق ماهانه، مزايايي چون حق مسكن و بن نيروي سادهي هم مشمول بيمه هستند.

به صورت كلي حق بيمه بر اساس فرمول زير محاسبه مي‌شود: حق‌بيمه = {(دستمزد روزانه * تعداد روزهاي كاركرد) + حق مسكن + مزاياي رفاهي و انگيزه‌اي} *۳۰درصد

در سال ۱۴۰۲ براساس پايه حقوق روزانه (۱,۷۶۹,۴۲۸ ريال) و ميزان حق مسكن (۹,۰۰۰,۰۰۰ ريال) و مزاياي رفاهي و انگيزه‌اي (۱۱,۰۰۰,۰۰۰ ريال) مبلغ كل حق بيمه حداقل‌ دستمزد براي ماه ۳۱ روزه ۲۲,۴۵۵,۶۸۰ ريال است كه از اين ميزان ۱۷,۲۱۶,۰۲۱ ريال سهم كارفرما و ۵,۲۳۹,۶۵۹ ريال سهم نيروي ساده است. همچنين براي ماه ۳۰ روزه مبلغ كل حق بيمه ۲۱,۹۲۴,۸۵۲ ريال است كه سهم كارفرما ۱۶,۸۰۹,۰۵۳ ريال و سهم نيروي ساده ۵,۱۱۵,۷۹۹ ريال است.

هر كارگاه (شركت، كارگاه، واخد صنفي، كارخانه) براي پرداخت حق بيمه‌ي نيروي سادهان خود نياز به يك كد كارگاهي دارد كه در زمان ارسال ليست بيمه به شعبه‌ي تامين اجتماعي و پرداخت حق بيمه، به آن نياز پيدا مي‌كند. در واقع، كدكارگاهي مانند شماره‌ي ملي شركت است منتهي براي شناسايي در سيستم تامين اجتماعي استفاده مي‌شود. اين كد در دفترچه‌هاي درماني و سابقه‌ي بيمه‌اي نيروي سادهان نيز ثبت مي‌شود تا شناسايي واحدهاي كارگاهي از هم،‌ آسان‌تر شود.

هر دو دسته‌ي كارفرمايان حقيقي و حقوقي بايد مدارك خود را در مرحله‌ي اول به‌صورت حضوري به نزديك‌ترين شعبه‌ي سازمان تامين اجتماعي در شهر خود ارائه دهند. مدارك مورد نياز براي هر دسته عبارتند از:

• نامه اعلام تاسيس شركت
• روزنامه رسمي كشور كه آگهي تاسيس شركت درآن اعلام شده است
• اساسنامه شركت
• تصوير سند مالكيت يا اجاره محل شركت
• ساير مدارك مرتبط با شروع فعاليت و تاسيس شركت بر حسب مورد (مانند اظهارنامه ثبت وموافقت اصولي)

كارفرمايان حقيقي بايد ظرف مدت ۱۵ روز از تاريخ تاسيس كارگاه براي بيمه كردن كاركنان خود، مدركي را كه نشانگر كارفرما بودن آنها است، به شعبه تحويل دهند. مداركي كه مي تواند ملاك كارفرمايي شخص باشد عبارتند از:

• جواز كسب صنفي معتبر(دائم ياموقت) يا هرگونه اجازه كار از مراجع ذيصلاح
• پروانه تاسيس يا بهره برداري
• اسناد مالكيت يا اسناد احاره و يا صلح نامه كارگاه (اعم از رسمي يا عادي)
• تاييد اتحاديه يا مجمع امورصنفي مربوطه مبني بر كارفرمايي و بهره برداري كارگاه

در نهايت، شعبه‌ي مورد انديشه متخصصين امين اجتماعي پس از مطالعه مدارك نسبت به تشكيل پرونده و اعلام كد كارگاهي به كارفرما اقدام مي‌كند. مراحل بعدي شامل تهيه‌ي ليست ماهانه، ارسال آن به شعبه و پرداخت حق بيمه در زمان مقرر است. لازم به ذكر است در اولين ليست اعلامي به شعبه (ليست اول شركت يا ليستي كه نام هر نيروي ساده جديد براي اولين بار در آن وارد مي‌شود)، بايد اصل و تصوير شناسنامه كاركنان به شعبه ارائه شود. در مرحله‌ي بعدي، سازمان تامين اجتماعي به هر نيروي ساده (در صورتي كه براي اولين بار در سازمان نام نويسي كند) يك شماره بيمه اختصاص مي‌دهد كه براي دريافت مزاياي مختلف مانند دفترچه‌ي خدمات درماني استفاده مي‌شود.

نوع ديگري از ثبت‌نام در بيمه‌ي تامين اجتماعي و پرداخت حق بيمه وجود دارد كه به‌صورت پيمانكاري لحاظ مي‌شود. اين نوع از پرداخت حق بيمه زماني اجرا مي‌شود كه واحد كارگاهي، به‌صورت پيمانكار در پروژه‌اي براي شركتي ديگر فعاليت كند. در اين نوع از حق بيمه، كد پيمان به كارگاه اختصاص داده مي‌شود و پرداخت حق بيمه،‌ بسته به نوع قرارداد (پيمان) بين كارفرماها تقسيم مي‌شود.

بعضي از شركت‌ها براي تهيه‌ي ليست بيمه تامين اجتماعي از نرم‌افزارهاي حسابداري استفاده مي‌كنند و دو فايل خروجي را در سايت سازمان تامين اجتماعي بارگذاري مي‌كنند. همچنين سازمان تامين اجتماعي به‌منظور تسهيل آماده‌سازي ليست كاركنان و ارائه و پرداخت حق بيمه، نرم‌افزار اختصاصي خود را به‌همراه وبسايتي براي دريافت ليست‌ها تهيه كرده است.

نرم‌افزار اختصاصي اين سازمان به نام List disk در اين آدرس قابل دريافت است و مراحل نصب و راه‌اندازي آن نيز به‌طور كامل مشخص شده‌اند. كارفرما پس از دريافت و نصب برنامه روي كامپيوتر خود، بايد مراحلي ابتدايي را جهت ثبت‌نام كارگاه و نيروي سادهان انجام دهد و پس از وارد كردن ريز ساعات كاري و حقوق و دستمزد، در نهايت دو فايل اصلي شامل اطلاعات ليست بيمه را در وبسايت تامين اجتماعي بارگذاري كند. اگر شما هم مي‌خواهيد از اين طريق ليست بيمه را تهيه كنيد سعي كنيد حتما بر اساس آخرين ورژن آن را آپديت كنيد.

در مرحله‌ي اول بايد در منوي اطلاعات پايه، مشخصات كارگاه را وارد كنيد. وارد اين منو شده و روي گزينه جديد كليك كنيد. در منوي باز شده، مشخصات كارگاه را طبق موارد خواسته شده وارد كنيد. در اين منو، كد كارگاه همان عدد ۱۰ رقمي است كه پس از ارائه‌ي مدارك به شعبه‌ي بيمه، دريافت كرده‌ايد.

نام كارگاه در مورد شخص حقوقي اسم شركت و شخص حقيقي نامي است كه براي كسب‌وكار به سازمان تامين اجتماعي اعلام كرده‌ايد. نيازي نيست آدرس كارگاه را كامل وارد كنيد بلكه وارد كردن محدوده كفايت مي‌كند.

در صورت انجام پروژه‌ي پيمانكاري نيز بايد با مراجعه به شعبه، كد پيمانكاري دريافت كرده و در اين قسمت وارد كنيد. فراموش نكنيد در زمان انجام پروژه‌هاي پيمانكاري مشمول قانون بيمه‌ي پيمانكار، بايد در نرم‌افزار، كارگاه جديد با كد پيمان بسازيد. وارد كردن نرخ حق بيمه در اين منو الزامي نيست اما نرخ معمول حق بيمه ۳۰ درصد است.

پس از اين مرحله، نوبت به ثبت مشخصات كاركنان مي‌رسد كه از منوي اطلاعات پايه قابل دسترسي است. در صفحه‌ي باز شده نيز روي دكمه‌ي جديد كليك كنيد تا اطلاعات نيروي ساده جديد ثبت شود. بخش‌هاي اين پنجره به‌وضوح بيان‌گر موارد مورد نياز هستند اما چند مورد نياز به دقت دارد. شماره بيمه بايد به‌صورت عددي ۸ رقمي وارد شود كه مخصوص نيروي ساده است. اطلاعات شخصي بايد طبق شناسنامه و كارت ملي وارد شوند. عنوان و كد شغلي نيز با كليك روي دكمه‌ي ذره‌بين در فيلد مورد انديشه متخصصين، قابل جستجو است.

كدهاي شغلي كه حروف انگليسي دارند مخصوص كارگاه‌هايي است كه داراي مشاغل سخت و زيان‌آورند.

پس از ثبت اطلاعات تك‌تك نيروي سادهان كارگاه، بايد ليست ماهانه را براي ماه مورد انديشه متخصصين آماد كنيد. از منوي عمليات، بخش ليست ماهانه را انتخاب كرده و در پنجره‌ي باز شده، جديد را انتخاب كنيد. با كليك روي اين گزينه،‌ منويي شبيه تصوير زير باز مي‌شود كه بايد آن را با اطلاعات حقوقي و ساعات كاري شركت پر كنيد. اين مرحله نياز به دقت بالايي از سمت مسئول مربوطه دارد چرا كه اطلاعات حقوقي و پرداختي متخصصان را شامل مي‌شود.

در اين منو در مورد تعداد نفرات، بايد تعداد نفرات اصلي (بدون احتساب افراد تحت تكفل) وارد شود. جمع روزها نيز بايد با توجه به ۳۰ يا ۳۱ روزه بودن ماه و با ضرب در تعداد متخصصان و روزهاي فعاليت آنها محاسبه شود. در بخش جمع دستمزد روزانه بايد دستمزد روزانه‌ي نيروي سادهان را (كه ممكن است با هم تفاوت داشته باشند) وارد كنيد. جمع دستمزد ماهانه نيز مجموعي است كه از ضرب حقوق روزانه‌ي نيروي سادهان در تعداد روزهاي فعاليت به‌دست مي‌آيد.

در بخش مزايا بايد مجموع مزاياي پرداختي به نيروي سادهان را وارد كنيد. مزاياي ماهانه مشمول به نسبت كاركرد محاسبه مي‌شود يعني اگر كسي نصف ماه را فعاليت مي‌كند مزايايش نصف مي‌شود. مزايا براي روزهاي ۳۱ روزه، ۳۰ روزه و ۲۹ روزه هيچ فرقي ندارند. در نهايت پس از وارد كردن جمع دستمزد ماهانه، نرم‌افزار به‌صورت اتوماتيك سه فيلد سمت چپ را براي محاسبه‌ي حق بيمه پر مي‌كند. لازم به ذكر است اين بخش بسته به قوانين فعاليت شركت (مانند استخدام افراد جانباز) قابل تغيير است.

مرحله‌‌ي بعدي ثبت ريزكاركرد است كه از همان منوي عمليات و پس از وارد كردن ليست ماهانه فعال مي‌شود. به بيان ديگر ريز كاركرد بايد براي هر ماه به‌صورت جداگانه وارد شود. در اين فرم بايد براي هر شخص به‌صورت جداگانه روزهاي كاركرد، دستمزد روزانه و مزاياي ماهانه‌ي مشمول را وارد كنيد. در اين مراحل از نرم‌افزار اين امكان را دارد كه ريز كاركرد را از ماه ديگري به اين ماه كپي كنيد و از شما سوال مي‌كند و مي‌توانيد آن ماهي را كه اطلاعات در آن درج شده انتخاب كنيد. در غير اين صورت ليست جديد باز كنيد و براي هر پرسنل اطلاعات كامل را ثبت كنيد.

توجه كنيد كه مزايايي مثل اضافه كاريمزاياي ماهانه مشمول غيرمستمر هستند كه هميشه يكسان نيستند. اين مزايا را حتما به صورت تفكيكي ثبت كنيد كه در محاسبات متخصص آينده دچار اشكال نشويد.

نرم‌افزار اين موارد را با جمع‌هاي وارد شده در ليست ماهانه مقايسه كرده و در صورت مغايرت، پيغام خطا مي‌دهد.

پس از وارد كردن تمامي موارد بالا، از همان منوي عمليات روي دكمه‌ي تهيه‌ي ديسكت كليك كنيد و دو فايل مورد انديشه متخصصين را طبق تصوير زير بسازيد. در نهايت اين دو فايل را مي‌توانيد با مراجعه‌ي حضوري به شعبه‌ي تامين اجتماعي يا از طريق وبسايت اين شركت به آدرس samt.tamin.ir و پس از دريافت نام متخصصي و رمز عبور، جهت مطالعه و صدور فيش پرداخت ارائه كنيد.

براي ارسال ليست بيمه به صورت الكترونيك بايد در سامانه‌ي E service نام متخصصي و رمز عبور داشته باشيد. براي اين كار كارفرماي اصلي كارگاه يا مديرعامل بايد اطلاعاتش را در سامانه‌ي تامين اجتماعي بارگذاري كند و پس از تاييد به ارسال ليست بيمه به صورت الكترونيك دسترسي پيدا كند.

براي ارسال ليست بيمه در سايت سازمان تامين اجتماعي ابتدا از بخش كارفرمايان گزينه‌ي ارسال ليست حق بيمه را انتخاب كنيد.

با انتخاب اين گزينه وارد صفحه‌ي اختصاصي مشاهده سوابق ارسال ليست، بارگذاري فايل، ارسال ليست به روش‌هاي الكترونيك و كپي از ماه قبل و ميز كار اصلاحي مي‌شويد.

در بخش بارگذاري فايل ليست حق بيمه، ليست ماهانه خود را كه با نرم‌افزار list disk يا نرم‌افزار حسابداري تهيه كرده‌ايد بارگذاري كنيد. سپس كليد ثبت ليست حق بيمه را بزنيد تا بتوانيد فهرست بيمه‌شدگان و ريزاطلاعات ليست را مشاهده كنيد.

با كليك روي گزينه‌ي ارسال به شعبه، اطلاعات مطالعه مي‌شود و اگر خطا نداشته باشد تاييد نهايي شده و برگ پرداخت به شما نمايش داده مي‌شود. پس از اين مرحله مي‌توانيد به روش الكترونيك يا بانكي آن را پرداخت كنيد.

در مورد كارگاه‌هايي كه حداكثر ۵ نفر بيمه‌شده دارد اين امكان وجود دارد كه بدون نياز به نرم‌افزار list disk به طور الكترونيك ليست حق بيمه ماهانه كارگاه را تهيه و ارسال كنيد.

براي اين كار ابتدا بايد با انتخاب كارگاه و در صورت نياز رديف پيمان، ماه و سال مورد انديشه متخصصين و شماره ليست را نوشته و روي گزينه‌ي ثبت كليك كند.

سپس در صفحه‌ي بيمه‌شدگان شماره بيمه كاركنان به همراه اطلاعات مربوط به روز كاركرد شغل و مزاياي غيرمستمر ماهانه را تكميل كنيد و كليد محاسبه مقادير محاسباتي را بزنيد تا كليه محاسبات مزد و حق بيمه متعلقه بر اساس اطلاعات وارد شده محاسبه شود.

مزاياي رفاهي و كمك هزينه مسكن بيمه‌شدگان مشمول قانون كار به صورت هوشمند بر اساس روز كاركرد در محاسبه مقادير پس در قسمت مزاياي ماهانه مشمول فقط مزاياي غيرمستمر بيمه‌شده را بنويسيد. سپس از قسمت ريز اطلاعات ليست همه مقادير را كنترل و تاييد و ارسال كنيد. در صورتي كه خطايي وجود نداشته باشد ليست دريافت شده و بايد حق بيمه را از طريق الكترونيك يا حضوري پرداخت كنيد.