راهنماي جامع افزايش بهره‌ وري به كمك مديريت زمان

سه‌شنبه ۲۵ دي ۱۳۹۷ - ۲۱:۳۰
مطالعه 14 دقيقه
مرجع متخصصين ايران
آيا مي‌توانيد زمان محدود خود را به‌شيوه‌اي مديريت كنيد كه بيشترين بازدهي را از تخصص و انرژي و سخت‌كوشي خود به‌دست آوريد؟
تبليغات

اگر بگوييم زمان باارزش‌ترين منبع و سرمايه‌ي بدون بازگشت انسان است، اغراق نكرده‌ايم. ما نمي‌توانيم از بهره‌وري شخصي يا تيمي صحبت كنيم و نقش مديريت زمان را ناديده بگيريم. صرف‌انديشه متخصصين از اينكه در يك رشته تا چه حد متخصص و ماهريم، اگر هميشه در اجراي پروژه‌هاي خود با كمبود وقت مواجه باشيم، فردي حرفه‌اي و باتجربه شناخته نمي‌شويم.

احتمالا شما هم تابه‌حال سعي كرده‌ايد با تنظيم برنامه‌ي زماني يا امتحان‌كردن تكنيك‌هاي مختلف، بهره‌وري شخصي و شغلي خودتان را افزايش دهيد. در‌اين‌صورت، حتما متوجه شده‌ايد مديريت زمان به‌سادگيِ تصور اغلب مردم نيست. باوجوداين قبل از اينكه دلسرد شويد، بايد دو نكته را به‌ياد داشته باشيد: ۱. همه‌ي انسان‌ها گاهي اختيار امور زندگي خود را ازدست مي‌دهند و اين موضوع را نبايد فاجعه بدانيم؛ ۲. مديريت زمان مستلزم تمرين و تمرين و تمرين است.

تابه‌حال در مقالات متعددي، موضوع افزايش بهره‌وري و مديريت زمان را از زواياي مختلف مطالعه كرده‌ايم و راهكارهاي متنوعي نيز براي اشكالات رايج آن پيشنهاد داده‌ايم. در اين مطلب، تلاش مي‌كنيم با مرور مهم‌ترين نكته‌ها و توصيه‌ها، راهنماي جامع و مفيدي در زمينه‌ي ارتقاي بهره‌وري و مديريت زمان دراختيارتان قرار دهيم.

بياييد پيش از اينكه به «بايدهاي» مديريت زمان اشاره كنيم، ببينيم چه چيزهايي باعث مي‌شود زمان خودمان را هدر دهيم. درواقع، چه رفتارها يا عادت‌هايي باعث مي‌شود كنترل زمان را ازدست بدهيم؟

مرجع متخصصين ايران Time Management Skills And Tips To Increase Productivity

عادت‌هايي كه به اتلاف وقت منتهي مي‌شوند

۱. نداشتن برنامه‌ريزي پيش از شروع وظيفه‌ها و پروژه‌ها: فكر مي‌كنيد برنامه‌ريزي زماني ويژه‌ي مترو و هواپيما و افراد خشك و مقيد است؟ اشتباه مي‌كنيد! اگر فكر مي‌كنيد مي‌توانيد هرروز بدون برنامه‌اي مشخص در اطرافتان قدم بزنيد و به كارها نيز رسيدگي كنيد، بايد در عادات خود تجديدانديشه متخصصين كنيد. بدون برنامه‌ي مكتوب احتمالا زمان زيادي هدر خواهيد داد و در آخر روز، به ياد كارهايي مي‌افتيد كه بايد انجام مي‌داديد؛ اما نداديد.

۲. يادداشت‌نكردن فهرست وظايف: اين عادت هم بي‌شباهت به نداشتن برنامه‌ريزي نيست. اگر مي‌خواهيد بهره‌وري خود را افزايش دهيد و حداكثر استفاده را از ظرفيت‌هاي خود ببريد، اساسا بايد همه‌چيز را يادداشت كنيد؛ هر كاري كه مي‌خواهيد انجام بدهيد، هر كاري كه انجام داده‌ايد و به‌پايان رسانده‌ايد يا هر كاري كه براي پرداختن به آن وقت نداشته‌ايد. مهم نيست از تلفن‌همراه يا تقويم استفاده مي‌كنيد، فقط وظايفتان را بنويسيد.

۳. حواس‌پرتي‌هاي ساده: در لحظه زندگي‌كردن، ما را از بسياري از عوامل استرس‌زا و منابع افسردگي دور مي‌كند. به‌علاوه، كمك مي‌كند در مواجهه با اشكالات منعطف باشيم و از فرصت‌هاي پيش‌بيني‌نشده استفاده كنيم. باوجوداين در لحظه زندگي‌كردن، به اين معني نيست كه به هدف‌ها و اولويت‌هاي مهم خود بي‌توجهي كنيد. اگر مكررا متوجه مي‌شويد ساعت‌ها است مشغول وب‌گردي‌هاي بي‌هدف هستيد يا درصد زيادي از وقتتان را در شبكه‌هاي اجتماعي مي‌گذرانيد، اين موضوع را زنگ‌خطر حساب كنيد. نداشتن تمركز هميشه باعث مي‌شود زمان‌بندي وظايف را ازدست بدهيم.

۴. عقب‌انداختن كارها: گاهي اوقات، به‌تأخيرانداختن وظيفه‌اي با هدف سازمان‌دهي مجدد مسائل اصلا بد نيست. بااين‌حال، اگر اين كار به عادت تبديل شود و از حالت عادي فراتر رود، در منجلاب فرومي‌رويد و كارها روي‌هم انباشته مي‌شوند.

۵. پيروي‌نكردن از روزمره‌هاي مثبت: مجموعه‌اي از عادات كوچك و مثبت، مانند نوشيدن قهوه بعد از بيدارشدن يا يوگاي صبح‌گاهي يا گوش‌كردن به آهنگ انرژيك، عوامل انگيزه‌بخش قدرتمندي هستند كه ما را در تمام طول روز پرانرژي و باروحيه نگه مي‌دارند.

مرجع متخصصين ايران Time Management Skills And Tips To Increase Productivity

۶. بي‌توجهي به اوقات فراغت: اگر به‌دليل مشغله‌ي زياد، فرصتي را براي استراحت و سرگرمي درانديشه متخصصين نمي‌گيريد، بازهم بهره‌وري‌تان را كاهش مي‌دهيد. كار زياد و مداوم شايد موفقيت‌هاي كوتاه‌مدتي برايتان به‌ارمغان آورد؛ اما آثار نامناسبش را در بلندمدت نشان مي‌دهد: بي‌هدفي و فرسودگي و نارضايتي از تك‌تك لحظات.

۷. بي‌توجهي به آخر هفته‌ها: حتما براي آخر هفته‌ي خود برنامه‌اي سرگرم‌كننده درانديشه متخصصين بگيريد و به برنامه‌ي خود پايبند باشيد. حتي اگر امكانات خاصي دراختيار نداريد و ناچاريد خودتان را با سريال‌هاي تلويزيوني سرگرم كنيد، اين كار را انجام بدهيد. با برنامه‌ريزي براي آخر هفته‌ها، درواقع مديريت زمان را تقويت مي‌كنيد. از تك‌تك دقايق براي استراحت استفاده كنيد تا خود را براي انجام وظايف بزرگ هفته‌ي پيش رو آماده كنيد.

۸. نداشتن اولويت‌بندي: اين موضوع آن‌قدر بديهي به‌انديشه متخصصين مي‌رسد كه معمولا آن را فراموش مي‌كنيم. به‌همين‌دليل نيز، وقتمان را روي كارهاي كوچك و بي‌اهميت هدر مي‌دهيم. بهتر است زماني‌كه برنامه‌ي زماني وظايف را مي‌نويسيد، برچسب اولويت وظايف را نيز مشخص كنيد.

۹. انجام هم‌زمان چند كار: اگر سعي مي‌كنيد چندين وظيفه يا پروژه را هم‌زمان پيش ببريد، همه‌ي كارها را با بازدهي كمتري به‌پايان مي‌رسانيد. البته، اين موضوع استثناء هم دارد كه در ادامه‌ي مطلب، به آن اشاره مي‌كنيم.

۱۰. خسته‌كردن خود: اتلاف وقت صرفا به‌معني تنبلي يا نامنظم‌بودن نيست. گاهي اوقات با روند كاملا متضادي مواجهيم: زماني‌كه سعي مي‌كنيم بار بسيار سنگيني بلند كنيم، درنهايت خودمان را از پاي مي‌اندازيم. به‌دنبال اين اتفاق، تا مدت‌ها بعد كاري انجام نمي‌دهيم؛ زيرا انرژيمان را بابت تصميمات غلط مديريت زمان ازدست‌ داده‌ايم.

۱۱. گذراندن زمان زياد مقابل صفحه‌‌نمايش: بسياري از ما به‌واسطه‌ي شغلمان بايد ساعت‌هاي طولاني با كامپيوتر كار كنيم. باوجوداين، اشكال اينجا است كه در اوقات استراحت نيز وقتمان را در توييتر و فيسبوك و اينستاگرام مي‌گذرانيم. استفاده‌ي زياد از شبكه‌هاي اجتماعي مغزمان را آشفته مي‌كند و بهره‌وري را در وظايف بعدي كاهش مي‌دهد. به‌جاي اينكه بعد از ساعت‌ها استفاده از رايانه اوقات استراحتمان را در شبكه‌هاي اجتماعي بگذرانيم، عادت‌هاي ديگري مثل جزوه رايگان خواندن يا سرگرمي دلخواه‌ را جايگزين آن كنيم.

۱۲. عجله‌كردن: بله، عجله‌كردن هم درنهايت به اتلاف وقت منجر مي‌شود. عجله در كارها بهره‌وري را افزايش نمي‌دهد؛ بلكه برعكس، دقت و تمركز را كاهش مي‌دهد و باعث مي‌شود درمجموع، كارهاي بيشتري براي خودتان بتراشيد.

مرجع متخصصين ايران Time Management Skills And Tips To Increase Productivity

چگونه به كمك مديريت صحيح زمان بهره‌وري را افزايش دهيم؟

حالا كه فهرست «نبايدهاي» بهره‌وري را مرور كرديم، با ديدي واضح‌تر راهكارهاي مديريت زمان براي افزايش كارايي شخصي و شغلي را مي‌توانيم مطالعه كنيم. نكاتي كه در اين بخش ذكر مي‌كنيم، گام‌هاي مفيدي هستند؛ ولي براي افراد مختلف بازدهي يكساني ندارند. بنابراين، بهتر است اين فهرست را كاتاليزوري براي بهبود و تصحيح شيوه‌ي كاري و فكري‌تان ببينيد:

۱. ابتدا كارهاي مهم را انجام دهيد: اين توصيه قانون ساده و البته كليد طلايي مديريت زمان است. هرروز دو يا سه كار مهم‌تر را شناسايي كنيد و قبل از ساير برنامه‌ها، انجامشان دهيد. پس از تكميل چند وظيفه‌ي مهم در روز، مي‌توانيد بااطمينان بگوييد روز موفقي داشته‌ايد. اين روش استرس و دغدغه‌هاي ذهني را نيز تاحد درخورتوجهي كاهش مي‌دهد.

۲. نه گفتن را ياد بگيريد: محكم و مصمم باشيد! فقط تعهداتي را بپذيريد كه از عهده‌ي انجامشان برمي‌آييد و در مدت‌زمان مقرر، آن را به بهترين شكل مي‌توانيد انجام دهيد. ساير كارها را مي‌توانيد به‌تأخير بيندازيد يا به ديگران محول كنيد. به ساير درخواست‌ها نيز پاسخ منفي بدهيد.

۳. حداقل هفت تا هشت ساعت بخوابيد: برخلاف آنچه بيشتر مردم تصور مي‌كنند، با كاهش زمان خواب، كارهاي بيشتري انجام نمي‌دهيد. كمبود خواب نه‌تنها بهره‌وري‌تان را افزايش نمي‌دهد؛ بلكه در طول زمان، تمركز و حتي كيفيت زندگي‌تان را تاحد زيادي كاهش مي‌دهد.

۴. همه‌ي حواس خود را روي كاري متمركز كنيد كه انجام مي‌دهيد: تمام عواملي را از خود دور كنيد كه احتمالا حواستان را پرت مي‌كنند؛ مانند تلفن‌همراه. فضاي آرام و ساكتي را براي كاركردن انتخاب كنيد. اگر محيط‌كار شلوغي داريد، باتوجه‌به شناختي كه از خودتان داريد، راهكاري براي افزايش تمركز بيابيد.

مرجع متخصصين ايران Time Management Skills And Tips To Increase Productivity

۵. اجازه ندهيد جزئيات كم‌اهميت سرعت و انگيزه‌‌تان را كاهش دهد: بسياري از اوقات، توجه بيش‌ازاندازه به جزئيات مدت‌زمان انجام پروژه‌ها را تاحدزيادي افزايش مي‌دهد. شايد كمال‌گرايي مزاياي خاص خود را داشته باشد؛ ولي بهترين راهكار اين است كه پس از تكميل وظيفه يا پروژه‌اي، زمانتان را به بهبود جزئيات تعلق دهيد.

۶. وظايف مهم را به عادات هميشگي‌تان تبديل كنيد: عادت‌كردن به امور مهم باعث مي‌شود از انجامشان لذت ببريم. در‌اين‌صورت، تمايل كمتري به شانه‌خالي‌كردن از زير مسئوليت‌ها خواهيم داشت و از زمانمان بازدهي بيشتري دريافت مي‌كنيم.

۷. براي تكميل و اتمام كارها محدوديت زماني مشخص كنيد: تفكر اشتباه «اين كار را شروع مي‌كنم و تا وقتي‌ ادامه مي‌دهم كه تمام شود» را با ذهنيت «اين كار را در طول سه ساعت تمام مي‌كنم» جايگزين كنيد. محدوديت زماني علاوه‌بر افزايش كارايي، تمركزتان را نيز بهبود مي‌دهد.

۸. بين وظايف مختلف زماني را براي استراحت درانديشه متخصصين بگيريد: وقتي وظيفه يا پروژه‌اي را به‌پايان برديد، پيش از شروع كار بعدي، مدتي استراحت كنيد. همان‌طوركه در بخش قبل توضيح داديم، در هيچ شرايطي از اين استراحت صرف‌انديشه متخصصين نكنيد.

 ۹. هيچ‌گاه به كل فهرست بلندبالاي وظايف فكر نكنيد: راحت‌ترين راهي كه مي‌تواند اراده‌ي شما را متزلزل كند، فكركردن به فهرست طولاني كارهايي است كه بايد انجام دهيد. به‌‌ياد داشته باشيد چنين كاري تأثير مثبتي بر انجام امور ندارد. درعوض، براي وظايف پيش رو برنامه‌ي زماني تنظيم و اولويت و ترتيب اجراي آن‌ها را مشخص كنيد.

 ۱۰. شيوه‌ي زندگي سالم را رعايت كنيد: شيوه‌ي زندگي سالم رعايت نكات مهم مانند خواب كافي و ورزش و تغذيه سالم را شامل مي‌شود كه انرژي شما را افزايش مي‌دهد. بدون سبك زندگي سالم، نبايد انتظاري از بهره‌وري داشته باشيد.

۱۱. سيستم سازمان‌دهي امور ايجاد كنيد: سازمان‌دهي عملكرد كمك زيادي به صرفه‌جويي زمان مي‌كند. شايد فكر كنيد اجراي چنين سيستمي، بسيار پيچيده و دشوار است. ولي اگر اين كار را به‌تدريج انجام دهيد، كارايي شما بسيار بهبود مي‌يابد. در اين زمينه، سعي كنيد هميشه به قوانين سيستم پايبند باشيد. براي مثال، مستندات مرتبط را به‌روز نگهداريد و مطمئن شويد همه‌ي امور را ازانديشه متخصصين گذرانده‌ايد. نكته‌ي مفيد ديگر در بهبود سيستم سازمان‌دهي، اجراي ساده‌ي آن است؛ به‌طوري‌كه حفظ و به‌روزرساني و كار با آن راحت باشد.

مرجع متخصصين ايران Time Management Skills And Tips To Increase Productivity

۱۲. فهرست كارهاي روزانه و هفتگي داشته باشيد: مهم نيست از چه ابزاري استفاده مي‌كنيد. مهم اين است فهرست وظايف روزانه و هفتگي هميشه پيش چشمتان باشد. به‌علاوه، در تنظيم اهداف روزانه و هفتگي واقع‌بين باشيد. تنظيم برنامه‌ي سنگيني كه از عهده‌ي آن برنمي‌آييد، روحيه و بهره‌وري نهايي شما را كاهش مي‌دهد.

۱۳. جلسه‌هاي غيرضروري را حذف كنيد: بيشتر جلسات كاري منبع اتلاف زمان هستند. ترجيحا فقط در جلساتي شركت كنيد كه دستور حضور در آن‌ها را از رئيستان دريافت كرده‌ايد.

۱۴. درهاي اتاق يا دفتر كار را قفل كنيد: گاهي اوقات، فقط با اين روش مي‌توانيد از مزاحمت‌هايي راحت شويد كه تمركزتان را برهم مي‌زنند.

۱۵. كارهاي مشابه را دسته‌بندي كنيد: وظايف مختلف به تفكر و ذهنيت متفاوتي نياز دارند. به‌همين‌دليل، بايد اجازه دهيد ذهنتان سير ثابت خود را درباره‌ي كارهاي مشابه ادامه دهد. اگر بين وظايف مختلف در رفت‌وآمد باشيد، با تعويض مداوم و غيرضروري در راستاي فكرتان، بهره‌وري نهايي خود را كاهش مي‌دهيد.

نكات تكميلي

  • صبح زود از خواب بيدار شويد.
  • به ضرباهنگ زندگي خود توجه كنيد.
  • براي يادآوري زمان هر وظيفه، از زمان‌سنج استفاده كنيد.
  • واي‌فاي را خاموش‌ كنيد.
  • راه‌هايي براي صرفه‌جويي در وقتتان پيدا كنيد (مثل خريد الكترونيك)
  • تقويمي روي ديوار نصب و كارهاي مهم در روزهاي خاص را علامت‌گذاري كنيد.
  • هرشب پيش از خواب، كارهاي روز بعد را مشخص و يادداشت كنيد.
  • از مطالعه مداوم رايانامه‌ها، شبكه‌هاي اجتماعي، گروه‌هاي چت همكاران و نظير آن دست بكشيد.
  • زماني را به معاشرت با ديگران اختصاص دهيد و پس‌ازآن، روي كار متمركز شويد.
  • به برنامه‌هاي زماني خود متعهد باشيد.
  • محل كار خود را مرتب كنيد؛ زيرا محيط نامنظم و شلوغ تمركز شما را ازبين مي‌برد.

شايد اين نكات ساده و كليشه‌اي به‌انديشه متخصصين برسند. شايد فكر كنيد هزاران‌بار اين توصيه‌ها را شنيده يا خوانده‌ايد. باوجوداين، كافي است فقط يك هفته اين مسائل را رعايت كنيد و از نتيجه‌ي به‌دست‌آمده شگفت‌زده شويد.

مرجع متخصصين ايران Time Management Skills And Tips To Increase Productivity

توصيه‌هايي به مديران جوان

مديران، يكي از قشرهاي پرمشغله‌‌ي جامعه‌ي كاري، معمولا با اشكالات مديريت بهينه‌ي زمان مواجه‌اند. در يكي از مقالات اخبار تخصصي، علمي، تكنولوژيكي، فناوري مرجع متخصصين ايران، راه‌حل‌هاي ساده‌اي به مديران يادآوري كرده‌ايم كه به آن‌ها كمك مي‌كند از سردرگمي در وظايف متعددشان رهايي پيدا كنند:

۱. تعريف ضرب‌الاجل‌هاي كوتاه‌مدت: سعي كنيد براي هر كار ضرب‌الاجلي كوتاه‌تر از فرصت دراختيارتان درانديشه متخصصين بگيريد. براي مثال، اگر فكر مي‌كنيد انجام وظيفه‌اي به سه روز زمان نياز دارد، مهلت تكميل آن را دو‌و‌نيم روز تعريف كنيد. به اين ضرب‌الاجل پايبند بمانيد. بازهم به‌جاي كمال‌گرايي، به‌پايان‌دادن وظايف فكر كنيد.

۲. كارهاي مهم را به تقويم اضافه كنيد: در انجام كارهاي مهم، نبايد منتظر خالي‌شدن زمان بمانيد. براي مسائل ضروري‌تر، فورا جايي در تقويم كاري بازكنيد؛ درغير اين‌صورت، كارهاي غيرضروري همه‌ي زمانتان را هدر مي‌دهند.

۳. از انجام هم‌زمان وظايف متعدد اجتناب كنيد: چندوظيفگي (Multi-tasking) يكي از دشمن‌هاي اصلي مديريت زمان است و متأسفانه مديران بيش از ساير اقشار به‌دام آن گرفتار مي‌شوند. سعي كنيد با تمركز بر هر وظيفه در يك زمان، تمركزتان را براي انجام كارها حفظ كنيد.

۴. وظايف را به ديگران محول‌ كنيد: سعي نكنيد همه‌ي برنامه‌ي كاري خود را به‌تنهايي پيش ببريد. تاحدممكن وظايف را به افرادي واگذار كنيد كه از عهده‌ي آن برمي‌آيند.

۵. تيمي منسجم با بهره‌وري چشمگير تشكيل دهيد: افرادي را در تيم خود جمع كنيد كه از شما باهوش‌تر، سريع‌تر، باتجربه‌تر و بهتر هستند. تيمي منسجم با بهره‌وري زياد به پيشرفت كارهايتان سرعت مي‌بخشد.

مرجع متخصصين ايران Time Management Skills And Tips To Increase Productivity

۶. برنامه‌ي كاري و زماني خود را تقسيم‌بندي كنيد: يك روز در هفته را براي منظم‌كردن برنامه‌ي كاري درانديشه متخصصين بگيريد. در اين برنامه‌، هدف‌هاي مدت‌دار را مشخص كنيد و وظايف را در اين تقسيم‌بندي‌ها پخش كنيد. اهداف هفتگي يا چندروزه براي تقسيم‌بندي وظايف بسيار مفيد هستند.

۷. كارهاي غيرضروري را به آخر روز موكول كنيد: كارهايي كه با وجود فايده‌ي اندك مجبوريد انجامشان دهيد، در پايان روز انجام دهيد؛ مانند پاسخ‌دادن به رايانامه‌ها و حساب‌هاي متخصصي. اگر مي‌خواهيد بهره‌وري بيشتري داشته باشيد، ابتداي روز خود را به كارهايي اختصاص دهيد كه به خلاقيت بيشتري نياز دارند.

۸. اگر در انجام كاري ناموفق هستيد، آن را رها كنيد يا كمك بگيريد: گاهي اوقات، پس از صرف انرژي زياد پي مي‌بريد از عهده‌ي انجام وظيفه‌اي برنمي‌آييد. بهتر است چنين اموري را مدتي رها كنيد و دوباره تمركزتان را به‌دست آوريد. به‌علاوه، مي‌توانيد از ديگران نيز كمك بگيريد و مسائل را به‌صورت تيمي پيش ببريد.

۹. از مشاوره‌ي مربي يا منتور استفاده كنيد: مشاوره با فردي باتجربه در زماني‌كه كارها با اشكالات بزرگي مواجه شده‌اند، به شما كمك مي‌كند از اتلاف وقت جلوگيري كنيد. در‌اين‌صورت، اعتمادبه‌نفس بيشتري نيز به‌دست مي‌آوريد.

۱۰. در تنظيم برنامه‌ي زماني، سلامتي خود را مدانديشه متخصصين داشته باشيد: شما به‌عنوان مدير بايد بيش از ساير افراد نگران سلامتي جسمي و روحي‌تان باشيد. ورزش و استراحت را فراموش نكنيد و وظايفتان را طوري تنظيم كنيد كه ازلحاظ روحي و جسمي آسيب نبينيد.

مرجع متخصصين ايران Time Management pomodoro

راهكارهاي مناسب براي مديريت زمان

تكنيك مديريت زمان پومودورو

تكنيك پومودورو برمبناي اصل بسيار ساده‌اي عمل مي‌كند: زماني‌كه با وظيفه‌ي بزرگي رو‌به‌رو شديد، آن را به اهداف كوچك‌ و كوتاه‌مدت با زمان محدود تقسيم‌بندي كنيد. براي اجراي اين تكنيك، به مراحل زير توجه كنيد:

  • يك وظيفه‌ي مشخص انتخاب كنيد.
  • تايمر را روي ۲۵ دقيقه تنظيم كنيد.
  • پس از هر ۲۵ دقيقه تمركز و فعاليت، ۵ دقيقه استراحت كنيد.
  • بعدازاينكه چهار مرتبه دوره‌ي ۲۵ دقيقه تمركز و فعاليت و ۵ دقيقه استراحت را تكرار كرديد، به خود استراحت ۱۵ تا ۳۰ دقيقه‌اي بدهيد.

در دوره‌ي استراحت كوتاه‌مدت ۵ دقيقه‌اي، مي‌توانيد قهوه يا آب بنوشيد يا كمي در فضاي باز قدم بزنيد. در استراحت بلندمدت كه بين ۱۵ تا ۳۰ دقيقه است، بايد كاري انجام دهيد كه به شما انرژي زيادي بدهد تا براي وظايف بعدي آماده شويد.

توصيه مي‌شود در زمان اجراي تكنيك پومودورو، به اطرافيان اطلاع دهيد كه مشغول كار روي پروژه هستيد. هدف اين است كه از همه‌ي عوامل مزاحمي دور بمانيد كه حواس شما را پرت مي‌كنند. مي‌توانيد به همكاران يا اطرافيان بگوييد چه زماني به ميان آن‌ها بازمي‌گرديد. توصيه‌ي مهم ديگر اين است كه در زمان استراحت بلندمدت، بلافاصله كاري انجام دهيد كه ذهنتان را مشغول كند؛ مثلا تماس‌هاي ازدست‌رفته را پيگيري كنيد.

مرجع متخصصين ايران Time Management Skills And Tips To Increase Productivity

تكنيك زنجيره را نشكن

با كمك اين تكنيك مي‌توانيد با چند قدم ساده تمام سردرگمي و بي‌نظمي‌هايي را پشت‌سر بگذاريد كه با آن درگيريد:

  • سه هدف مشخص و واضح تعيين كنيد.
  • به‌جاي تعيين ضرب‌الاجل زماني، ميزان كاري را مشخص كنيد كه هرروز بايد انجام دهيد.
  • براي خودتان خط‌مشي و قوانيني تنظيم كنيد. به‌عنوان‌ مثال، اگر بيمار شويد يا به هر دليل مهمي نتوانيد كار را تمام كنيد، بايد بدانيد كار را چگونه ادامه مي‌دهيد.  
  • هر هدف را ماهانه روي تقويم علامت بزنيد. سپس، تقويم‌ را روي ديوار نصب كنيد.
  • با ماژيك قرمز وظايفي معيني را كه طبق برنامه‌ي زماني هرروز براي رسيدن به اهداف انجام مي‌دهيد، در تقويم به‌شكل زنجيره علامت‌گذاري كنيد.

همان‌طوركه از نام تكنيك مشخص است، اساس كار اين روش مديريت زمان، ادامه‌يافتن زنجيره‌ها است يا صرف وقت و به‌پايان‌‌رساندن تمام‌ كارهايي كه بايد در يك روز انجام دهيد و بعد علامت‌زدن آن‌ روز روي تقويم. اين مراحل بسيار ساده به‌انديشه متخصصين مي‌رسند؛ ولي با همين روال، بسياري از كارهاي عقب‌افتاده و فراموش‌شده‌ انجام مي‌شوند.

سخن پاياني

اغلب انسان‌ها وقت خود را صرف كارهايي مي‌كنند كه زمان كمتري مي‌برد. بدين‌ترتيب حس مي‌كنند در يك بازه‌ي زماني، كار بيشتري انجام داده‌اند. باتوجه‌به اين موضوع، وقتي به انجام كارهاي بزرگ‌تر فكر مي­‌كنيد كه باعث پيشرفت بيشتر شما مي­‌شود، بايد اين كارها را به فهرست كارهاي روزانه‌ي كنترل‌كردني خود تبديل كنيد. وظايفتان را به پروژه­‌هاي كوچكي قسمت و اين پروژه‌هاي كوچك را با سرعت بيشتري تكميل كنيد. پس از خط‌زدن هريك از اين بخش‌ها، احساس بهتري خواهيد داشت. درعين‌حال، روي توسعه‌ي عادات مثبت ذكرشده در اين مطلب نيز كار كنيد.

تبليغات
جديد‌ترين مطالب روز

هم انديشي ها

تبليغات

با چشم باز خريد كنيد
اخبار تخصصي، علمي، تكنولوژيكي، فناوري مرجع متخصصين ايران شما را براي انتخاب بهتر و خريد ارزان‌تر راهنمايي مي‌كند
ورود به بخش محصولات