مايكروسافت تيمز چيست و آيا براي كسب‌وكار شما مناسب است؟

مايكروسافت تيمز (Microsoft Teams) پاسخ ردموندي‌ها به نياز متخصصان براي ابزاري آسان در مديريت و همكاري سازماني در دنياي مدرن است. اين سرويس رقيب جدي اسلك محسوب مي‌شود و به‌زودي جايگزين سرويس كسب‌وكاري اسكايپ (Skype for Business) خواهد شد. به‌علاوه، مايكروسافت تيمز در نسخه‌ي رايگان هم عرضه مي‌شود كه نياز بسياري از كسب‌وكارهاي كوچك و متوسط را به‌خوبي برطرف مي‌كند.

مايكروسافت تيمز يك اپليكيشن ارتباطي سازماني است كه براي انواع كسب‌وكارهاي كوچك، سازمان‌هاي بزرگ و حتي ارتباط افرادي همچون فريلنسرها با مشتريان يا دانش‌آموزان با معلمان، متخصصد دارد. هر فردي كه در برنامه‌هاي هماهنگي و فعاليت‌هاي خود نياز به كار گروهي روي فايل‌ها (خصوصا فايل‌هاي آفيس) داشته باشد، مي‌تواند از امكانات مايكروسافت تيمز بهره‌مند شود. به‌علاوه تيمز انواع ابزارهاي ارتباطي و پيام‌رساني را هم براي او فراهم مي‌كند.

از قابليت‌هاي مايكروسافت تيمز مي‌توان به VoIP، چت ويدئويي و متني و از همه مهم‌تر، هماهنگي آسان با ابزارهايي همچون آفيس و شيرپوينت اشاره كرد كه همگي در يك رابط متخصصي ساده و روان ارائه مي‌شوند. بخش رايگان پلتفرم تيمز، امكان مديريت فعاليت‌هاي كسب‌وكاري را براي گروه‌هايي با هر ابعاد فراهم مي‌‌كند. متخصصان مي‌توانند انواع فعاليت‌هاي اشتراكي را به‌صورت زنده در پلتفرم دسكتاپ (براي ويندوز و مك و لينوكس) يا وب اپليكيشن (با كارايي كمي كمتر) يا اپليكيشن موبايل انجام دهند.

ايده‌ي اوليه‌ي مايكروسافت تيمز در سال ۲۰۱۶ شكل گرفت. ردموندي‌ها در آن زمان تصميم گرفتند تا به‌جاي پرداخت هشت ميليارد دلار و خريد اسلك، خودشان سرويس مشابهي را طراحي و جايگزين سرويس كسب‌وكاري اسكايپ كنند. اسلك كه امروز به‌عنوان سرويس و شركتي كاملا مستقل شناخته مي‌شود، ادغام و هماهنگي عالي را با اپليكيشن‌هاي گوگل به متخصص ارائه مي‌كند. هماهنگي كه شبيه به ادغام ابزارهاي متنوع مايكروسافت با سرويس تيمز است.

تيمز درنهايت به اپليكيشن اختصاصي ارتباط در محيط كاري در محبوب‌ترين سيستم‌عامل جهان (ويندوز) و ابزارهاي متخصصدي آفيس ۳۶۵ تبديل خواهد شد. حتي اگر به‌عنوان مدير كسب‌وكار، ابزارهاي جايگزين را براي ارتباط درون سازماني خود انتخاب كنيد، قطعا كسب‌وكارهاي متعدد ديگري، از تيمز به‌عنوان ابزار اصلي خود استفاده مي‌كنند. از ابزارهاي جذاب تيمز مي‌توان به ارسال لينك دعوت حضور در جلسه‌ي خصوصي براي افراد خارج از سازمان اشاره كرد. درنتيجه شايد در آينده‌ي نه‌چندان دور، شما هم براي شركت در يك جلسه‌ي كاري ويدئويي، لينك دعوت مايكروسافت تيمز را دريافت كنيد.

مايكروسافت برنامه‌هايي جدي براي پياده‌سازي تيمز در محيط‌هاي يادگيريي هم دارد. آن‌ها نسخه‌ي Microsoft Teams for Education را هم توسعه داده‌اند كه راهكاري عالي براي كلاس‌هاي درس محسوب مي‌شود. معلم‌ها مي‌توانند راهكارهايي همچون تكاليف درسي، جزوه‌ها و حتي آزمون‌هاي خود را ازطريق فرم‌هاي مايكروسافت و ابزارهاي ديگر، در تيمز پياده‌سازي كنند. به‌علاوه، يك اپ‌استور بزرگ هم در كنار تيمز وجود دارد كه ارتباط با بسياري سرويس‌هاي مناسب تدريس مانند Flipgrid, Turnitin و MakeCode را فراهم مي‌كند.

مايكروسافت تيمز در قابليت‌هاي هسته‌‌اي خود، تمامي تعامل‌هاي بين فردي كه بايد در يك كسب‌وكار بين متخصصان ايجاد شود را مديريت و ساده‌سازي مي‌كند. در دنيايي فراتر از دنياي كسب‌وكار، مي‌توان از تيمز در هر گروهي استفاده كرد كه نياز به ارتباط و تعامل ديجيتال دارند.

ساختار پايه‌اي تيمز با تشكيل سازمان شروع مي‌شود. سپس مي‌توانيد افراد گوناگون را به سازمان دعوت كرده و آن‌ها را در گروه‌هاي (تيم) متنوع با دسترسي‌هاي متفاوت، دسته‌بندي كنيد. افراد مي‌توانند در گروه‌ها چت گروهي يا شخصي انجام دهند و همچنين كانال‌هاي عمومي يا خصوصي داشته باشند. كانال‌ها امكانات متنوعي همچون چت در ساختار منظم موضوعي، اشتراك فايل و حتي مديريت وظايف به‌صورت آني را ارائه مي‌كنند.

مايكروسافت سرويسي به‌نام Advisor for Teams ارائه مي‌كند كه متخصص مي‌تواند با استفاده از آن، فرايندهاي تنظيم و سازمان‌‌دهي ساختار كسب‌‌وكار خود را آسان‌تر انجام دهد. پس از راه‌اندازي اوليه و تنظيم گروه‌ها و دسترسي‌‌ها مي‌توانيد انواع فعاليت همچون كنفرانس‌هاي مجازي و توليد و شتراك انواع فايل با آفيس ۳۶۵ يا هر سرويس اشتراك و ذخيره‌سازي فايل ديگر را انجام دهيد. ادغام اپليكيشن‌هاي متفرفه در تيمز به‌راحتي انجام مي‌شود و سرويس‌ها و قابليت‌هاي بسيار زيادي را به ارتباط سازماني شما مي‌افزايد. براي دسترسي به اپليكيشن‌هاي متفرقه مي‌توانيد از بخش Apps درون خود تيمز استفاده كنيد كه در اپليكيشن دسكتاپ، در گوشه‌ي پايين سمت چپ قرار دارد.

اگر سازمان شما كمتر از ۳۰۰ متخصص دارد و براي فعاليت‌هايي همچون چت صوتي و ويدئويي و اشتراك و ويراش فايل در آفيس ۳۶۵ و سرويس‌هاي مشابه به آن نياز داريد، همين الآن مي‌توانيد به‌صورت رايگان از آن استفاده كنيد. اگر به‌دنبال همراهي رسمي، فضاي ذخيره‌سازي بيشتر، امنيت بيشتر، قابليت‌هاي گسترده‌تر براي جلسه‌‌ها يا هماهنگي با اپليكيشن‌هاي حرفه‌اي همچون شيرپوينت، Yammer, Planner و اپليكيشن‌هاي استريم هستيد، بايد براي هر متخصص، ماهانه پنج دلار هزينه بپردازيد. نسخه‌ي ديگر كه دسترسي به اپليكيشن‌هاي دسكتاپ آفيس مانند ورد و همچنين چند قابليت ديگر را با فضاي ذخيره‌سازي بسيار بيشتر ارائه مي‌كند، ماهانه ۱۲/۵ دلار هزينه به‌ازاي هر نفر دارد.

هزينه‌ي استفاده از خدمات پولي مايكروسافت تيمز درصورت تمديد سالانه شامل تخفيف مي‌شود. جزئيات كامل هزينه‌ي سرويس‌ها را مي‌توانيد در وب‌سايت رسمي مايكروسافت تيمز مشاهده كنيد.

IBM براي ارتباط‌هاي سازماني خود از اسلك استفاده مي‌كند. درمقابل، ليگ NFL، مايكروسافت تيمز را براي بازيكنان، مربي‌ها و متخصصان انتخاب كرده است. رقابت شديد بين دو سرويس اصلي ارتباط درون سازماني باعث شد تا آن‌ها روز‌به‌روز بيشتر به هم شبيه شوند. درواقع هردو تلاش مي‌كنند تا حداكثر امكانات مورد نياز سازمان‌ها را براي ارتباط و تعامل پوشش دهند كه همين امر،‌ موجب شباهت آن‌ها مي‌شود.

برخي تفاوت‌هاي فاحش بين دو سرويس ديده مي‌شود. به‌عنوان مثال نسخه‌ي رايگان اسلك، فضاي ذخيره‌سازي بيشتري (پنج گيگابايت) را به ازاي هر متخصص در اختيار سازمان قرار مي‌دهد. البته به احتمال زياد چنين تفاوت‌هايي با افزايش رقابت بين تيمز و اسلك از بين مي‌رود. ازطرفي، تيمز در نسخه‌ي پايه‌ي پولي، هزينه‌ي كمتري را نسبت به اسلك (ماهانه ۶/۶۷ دلار) دريافت مي‌كند.

بزرگ‌ترين تفاوت بين اسلك و تيمز اين است كه تيمز به مايكروسافت تعلق دارد. درنتيجه سرويس ردموندي‌ها حتي در نسخه‌ي رايگان ادغام و هماهنگي بسيار بهتري با سرويس‌هاي آفيس ۳۶۵ دارد. درمقابل، اسلك به‌صورت پيش‌فرض با سرويس‌هاي گوگل (در كنار آفيس ۳۶۵ و شيرپوينت) هماهنگ مي‌شود. به‌هرحال سرويس‌هاي مورد نياز كسب‌وكار، تأثير زيادي در انتخاب بين اسلك و تيمز دارند. از ابزارهاي مشابه ديگر نيز مي‌توان Discord و Google Hangouts را نام برد.

درنهايت انتخاب تيمز براي ارتباط‌هاي درون سازماني و متخصصدهاي ديگر، ارتباط زيادي با نياز سازمان شما و متخصصدي دارد كه از سرويس انتظار داريد. پيش از انتخاب هر سرويس ارتباطي و هماهنگي سازماني، سازگار بودن آن را با سرويس‌هاي كنوني خود مطالعه كنيد. در مجموع، انتخاب اين نوع از سرويس‌ها نيز مانند بسياري سرويس‌هاي ديجيتال ديگر، به شما و متخصصد مورد انتظارتان بستگي دارد.