دوركاري چيست و براي اجراي بهتر، به چه ابزارهايي نياز دارد؟
دوركاري كليدواژه‌ي اصلي اين روزهاي اكوسيستم كسب‌وكار است. شيوع ويروس كرونا در كشورهاي متعدد جهان، به‌ويژه ايران، باعث شد بسياري از كسب‌وكارها لاخبار تخصصي و اهميت دوركاري را براي حفاظت از سلامت متخصصان و مديران خود درك كنند. درحال‌حاضر، در اكثر استان‌هاي كشور پيشنهاد مي‌شود سفرهاي درون‌شهري به حداقل برسند و نيروي انساني حداكثر فعاليت خود را به‌صورت دوركاري انجام دهد. دراين‌ميان، استفاده از ابزارهاي متخصصدي براي انجام بهتر فعاليت‌هاي دوركاري بسيار اهميت دارد.
فريلنسرها به‌خاطر ماهيت كاري خود كه لاخبار تخصصيا به حضور فيزيكي در محل كار نيازي ندارد، آشنايي بيشتري با ابزارهاي دوركاري دارند. همچنين، شركت‌هايي كه تا همين چند وقت پيش حتي شايد نام دوركاري يا ابزارهاي مرتبط با آن را نشنيده بودند، نياز بيشتري به استفاده از آنها پيدا كرده‌اند. متخصصاني كه به حضور دركنار همكاران و مديران خود عادت داشتند، امروز بايد بكوشند انواع فعاليت‌هاي خود را از خانه مديريت كنند. در ادامه‌ي اين مطلب اخبار تخصصي، علمي، تكنولوژيكي، فناوري مرجع متخصصين ايران، برخي از ابزارهاي متخصصدي دوركاري را معرفي مي‌كنيم كه در شاخه‌هاي اصلي ارتباط و مديريت پروژه و اشتراك اسناد استفاده مي‌شوند. البته ابزارهاي سخت‌افزاري همچون كامپيوتر شخصي و موبايل هوشمند نيز از الزامات اين دوره هستند كه كمتر متخصصي را مي‌توان بدون داشتن آنها متصور شد.
ابزارهاي ارتباطي دوركاري
ارتباط ميان متخصصان سازمان مهم‌ترين نياز آنها محسوب مي‌شود كه در دوران لاخبار تخصصي دوركاري، اهميت بيشتري پيدا مي‌كند. متخصصاني كه به جلسه‌هاي حضوري و مذاكره از نزديك عادت داشتند، اكنون بايد به ارتباط از راه دور عادت كنند. قطعا تماس‌هاي تلفني براي هماهنگي كارهاي ساده اولين راهكاري هستند كه به ذهن هر فردي خطور مي‌كند؛ اما نبايد از ظرفيت اپليكيشن‌هاي پيام‌رسان نيز غافل شد كه امكانات مناسبي براي برقراري تماس‌هاي صوتي و تصويري نيز فراهم مي‌كنند.
در دوران الزام به دوركاري، بهره‌گيري از ويدئوكنفرانس يا تماس‌هاي كنفرانسي صوتي از راهكارهاي متخصصدي محسوب مي‌شود. اپليكيشن‌هاي متعددي امكانات ويدئوكنفرانس را دراختيار متخصصان قرار مي‌دهند كه از ميان آشناترين آنها مي‌توان اسكايپ و واتساپ را نام برد. باتوجه‌به دسترسي آسان متخصصان ايراني به دو اپليكيشن مذكور، مي‌توان آنها را جزو گزينه‌هاي برتر براي اجراي ويدئوكنفرانس دانست.
اسكايپ از لحاظ امكانات تماس گروهي قابليت‌هاي بيشتري دراختيار متخصصان قرار مي‌دهد و مجزابودن سرويس دسكتاپ و موبايل آن نيز مزيتي بهتر از واتساپ محسوب مي‌شود. قابليت برقراري تماس‌هاي كنفرانسي تا ۵۰ نفر، مزيت اصلي اسكايپ درمقايسه‌با واتساپ است كه تماس ويدئويي را به چهار متخصص محدود مي‌كند. به‌علاوه، اسكايپ امكاناتي همچون اشتراك دسكتاپ را نيز دراختيار متخصصان قرار مي‌دهد كه در هماهنگي‌هاي كاري بسيار متخصصدي محسوب مي‌شود.
علاوه‌بر اسكايپ و واتساپ، سرويس‌هاي ويدئوكنفرانسي متعدد ديگري دردسترس متخصصان قرار دارند كه از ميان آنها مي‌توان به Lifesize و Flock و Zoom اشاره كرد كه امتيازهاي چشمگيري در مطالعه‌ها كسب كرده‌اند. البته در اين مطلب تلاش مي‌كنيم ابزارهاي ساده را براي كسب‌وكارها معرفي كنيم تا انواع كوچك‌و‌بزرگ كسب‌وكارها، با سرعت بيشتري به دنياي دوركاري وارد شوند.
سازمان‌هاي بزرگ براي برقراري ويدئوكنفرانس با كيفيت بيشتر قطعا به سخت‌افزارهاي حرفه‌اي هم نياز دارند. پيشنهاد مي‌شود شركت‌هايي كه تاكنون سخت‌افزارهاي ويدئوكنفرانسي تهيه نكرده‌اند، از الزام پيش‌آمده براي تأمين تجهيزات استفاده كنند. البته پيش از تهيه‌ي هرگونه سخت‌افزار بايد از منطقي‌بودن ارزش كنوني آنها باتوجه‌به افزايش تقاضا مطمئن شد. از ميان سخت‌افزارهاي اختصاصي ويدئوكنفرانس مي‌توان به لاجيتك گروپ اشاره كرد كه اخبار تخصصي، علمي، تكنولوژيكي، فناوري مرجع متخصصين ايران قبلا آن را مطالعه كرده است.
ابزارهاي مديريت پروژه‌ي دوركاري
در وضعيت دوركاري، مديريت وظايف و پروژه‌هاي در حال جريان در كسب‌وكار اهميتي دوچندان پيدا مي‌كند و مديران بايد با دقت بيشتري فرايندها را كنترل كنند. ابزارهاي مديريت پروژه امروزه نه‌تنها براي دوركاري، بلكه براي تمامي متخصصدهاي سازماني استفاده مي‌شوند. درواقع، مديريت سيستماتيك پروژه‌ها درحال‌حاضر نيازي الزامي در همه‌ي كسب‌وكارها محسوب مي‌شود.
ابزارهاي مديريت پروژه در شرايط كار عادي نيز از موارد الزامي ساختار كسب‌وكار هستند
ابزارهاي متعدد نرم‌افزاري دراختيار مديران و متخصصان قرار دارند كه در نسخه‌هاي گوناگون رايگان و پولي خدمات متخصصدي ارائه مي‌كنند. از ابزارهاي مشهور و ساده‌‌ي مديريت وظايف و پروژه مي‌توان ترللو (Trello) را نام برد كه محيط متخصصي ساده‌اي را در تمامي پلتفرم‌ها اعم از دسكتاپ و وب و موبايل دراختيار متخصصان قرار مي‌دهد. نسخه‌ي رايگان ترللو بسياري از نيازهاي مديريت وظايف را برطرف و امكان اضافه‌كردن افزونه براي هماهنگي بيشتر با ابزارهاي ديگر همچون گوگل درايو، كارايي آن را دوچندان مي‌كند. درصورت نياز به قابليت‌هاي بيشتر همچون امكان الصاق فايل با حجم زياد يا مديريت بهتر دسترسي‌ها، مي‌توانيد از نسخه‌ي پولي ترللو استفاده كنيد كه در اين لينك تفاوت آن با نسخه‌ي پايه دردسترس قرار دارد.
آسانا (Asana) از ديگر ابزارهاي مديريت پروژه و وظايف محسوب مي‌شود كه در نسخه‌ي پايه و رايگان، امكانات بيشتري به متخصص ارائه مي‌كند؛ ولي رابط متخصصي آن به‌سادگي ترللو نيست و شايد امكانات بيشتر آن نيز موردنياز همه‌ي كسب‌وكارها، به‌ويژه تيم‌هاي استارتاپي نباشد. ناگفته نماند ظاهرا دسترسي به آسانا نيز از داخل كشور اشكالاتي دارد و هزينه‌هاي نسخه‌ي پولي آن نيز بيشتر از ترللو خواهد بود. تفاوت طرح‌هاي پولي و رايگان آسانا را در اين لينك مشاهده كنيد.
تسكولو يكي ديگر از ابزارهاي مديريت پروژه محسوب مي‌شود كه تيم توسعه‌اي داخلي دارد. باتوجه‌به همين موضوع، رابط متخصصي و محيط تسكولو ظاهري آشناتر و آسان‌تر براي متخصصان ايراني دارد. به‌علاوه در نسخه‌ي رايگان، امكانات بيشتري هم دراختيار متخصصان قرار مي‌گيرد و تنها براي اضافه‌كردن متخصصان بيشتر، مجبور خواهيد بود هزينه پرداخت كنيد. تفاوت طرح‌هاي پولي و رايگان تسكولو را در اين لينك مشاهده كنيد.
ابزار متخصصدي ديگري كه بيشتر براي مديريت وظايف شخصي متخصصد دارد، Todoist است. اگرچه مي‌توان از نسخه‌هاي رايگان ابزارهاي يادشده نيز براي مديريت وظايف شخصي استفاده كرد، Todoist به‌‌دليل تمركز روي اين قابليت، متخصصد بيشتري خواهد داشت.
ابزارهاي اشتراك فايل و اسناد دوركاري
انجام انواع وظايف سازماني در همه‌ي كسب‌وكارها به توليد و ويرايش فايل و اسناد نياز دارد. نامه‌هاي اداري بخش مهمي از ساختار سازماني هستند و امروزه، ابزارهاي گوناگوني براي توليد و ويرايش آنها دراختيار نيروي انساني قرار گرفته است. فايل‌هاي رسانه‌اي نيز در ساختار كسب‌وكارها اهميت پيدا كرده‌اند و تيم‌هاي متخصص و نرم‌افزاري به ابزارهايي براي اشتراك كدهاي خود نياز دارند. همه‌ي اين نيازها در وضعيت دوركاري افزايش پيدا مي‌كنند و اهميت استفاده از ابزار بهينه براي آنها چندبرابر مي‌شود.
گوگل‌درايو و ابزارهاي وابسته به آن موسوم به G Suite از اولين گزينه‌هايي هستند كه براي مديريت فايل و اسناد به ذهن همه‌ي متخصصان و مديران خطور مي‌كنند. گوگل درايو علاوه‌بر امكان بارگذاري انواع فايل‌ها در فضاي وب و اشتراك آنها در پلتفرم‌هاي گوناگون، ابزارهاي ويرايشي و برنامه‌ريزي الزامي را نيز دراختيار متخصصان قرار مي‌دهد. گوگل داكس و گوگل‌شيت ازجمله ابزارهاي متخصصدي هستند كه بسياري از نيازهاي اشتراك و ويرايش گروهي سند را براي نيروي انساني برطرف مي‌كنند. قابليت ردگيري تاريخچه‌ي ويرايش سند در اين ابزارها كارايي آنها را بيشتر مي‌كند.
فراموش نكنيد ابزارهاي همكاري بيشتري همچون برنامه‌ريزي تقويم و اسلايد در G Suite وجود دارند كه تركيب آنها مجموعه‌اي كامل را به‌‌رايگان تا حجم محدود دراختيارتان قرار مي‌دهد. امكان هماهنگ‌كردن گوگل‌درايو با ابزارهاي دوركاري ديگر مانند ترللو، از مزيت‌هاي ديگر سرويس گوگل محسوب مي‌شود.
مايكروسافت با سرويس ۳۶۵ خود به‌طورجدي به بازار خدمات اشتراك سند وارد شد. ابزارهاي اين مجموعه همراه‌با مايكروسافت تيمز كه بعدا به آن اشاره مي‌كنيم، تنها براي مدت محدودي رايگان هستند و اشكالات خريد آنها شايد كسب‌وكارهاي داخلي را از استفاده از ابزار ردموندي‌ها منصرف كند.
G Suite مجموعه‌اي كامل از ابزارهاي اشتراك و ويرايش فايل و اسناد را ارائه مي‌كند
دراپ‌باكس (Dropbox) از ابزارهاي قديمي و آشناي دنياي فناوري با تمركز بر اشتراك فايل محسوب مي‌شود كه در نسخه‌ي رايگان، دو گيگابايت فضا دراختيار متخصص قرار مي‌دهد. قابليت دسترسي به دراپ‌باكس در پلتفرم‌هاي گوناگون دسكتاپ و وب و موبايل از قابليت‌هاي متخصصدي آن محسوب مي‌شود.
گيت از ابزارهاي اشتراك كد محسوب مي‌شود و گيت‌هاب يكي از پلتفرم‌هاي مشهور موجود است كه از امكانات آن بهره مي‌برد. قطعا تيم‌هاي متخصص در اكوسيستم كسب‌وكار ايران با گيت و گيت‌هاب آشنا هستند و شايد موقعيت فعلي، زمان مناسبي باشد تا كارايي‌هاي آن را براي همكاران خود نيز شرح دهند و بيش‌ازپيش براي اشتراك‌گذاري پروژه‌ها با بخش‌هاي ديگر از آن بهره ببرند.
ابزارهاي متفرقه و چندكاره دوركاري
قطعا مطلبي كه مخصوص معرفي ابزارهاي دوركاري باشد و از ابزارهاي جامع صحبتي به‌ميان نياورد، كامل نخواهد بود. برخي ابزارهاي نرم‌افزاري متخصصدهاي چندگانه‌اي به متخصصان ارائه مي‌كنند كه ازجمله ابزارهاي پرطرفدار مي‌توان به اسلك اشاره كرد كه پايگاه متخصصي درخورتوحهي هم در ميان ايراني‌ها دارد. اسلك قابليت‌هاي متعددي به مديريت تيم‌ها و پروژه‌ها ارائه مي‌كند كه خريد اشتراك‌‌هاي پولي آن را نيز براي كسب‌وكارهاي ايراني منطقي كرده است.
كسب‌وكارهاي مجهز به اسلك مي‌توانند تيم‌هاي خود را به‌راحتي در محيط اين نرم‌افزار مديريت كنند كه محيط متخصصي آن در همه‌ي پلتفرم‌هاي رايج دردسترس قرار دارد. اضافه و حذف كردن اعضاي گروه‌ها به‌راحتي در اسلك انجام مي‌شود و محيط پيا‌م‌رساني آن نيز نياز به نرم‌افزار جانبي را از بين مي‌برد. به‌علاوه، سرويس اسلك به‌راحتي با ابزارهاي متعدد همچون گوگل درايو و ترللو هماهنگ مي‌شود و جابه‌جايي سند و پروژه بين آنها را آسان مي‌كند.
از ميان ابزارهاي چندكاره‌اي كه ادغام و هماهنگي بين ابزارهاي ذكرشده را آسان مي‌كنند، مي‌توان به Zapier اشاره كرد كه تقريبا با تمامي ابزارهاي ذكرشده در اين مقاله هماهنگي دارد و جريان كاري آساني براي نيروي دوركار فراهم مي‌كند. ابزار متفرقه‌ي ديگر Toggle نام دارد كه در محيط متخصصي ساده، مديريت زمان پروژه‌ها و وظايف گوناگون را براي متخصصان آسان مي‌كند.
امروزه، ابزارهاي سخت‌افزاري و نرم‌افزاري گوناگوني دردسترس مديران و نيروي انساني قرار دارند كه دوركاري را آسان‌تر از هميشه كرده‌اند. ابزارهايي كه در اين مطلب اشاره كرديم، نمونه‌هاي ساده و دردسترس بودند كه براي كسب‌وكارهاي ايراني پيشنهاد مي‌شوند. قطعا سازمان‌هاي بزرگ مي‌توانند از نسخه‌هاي پيچيده‌تر و حتي سيستم‌‌هاي اختصاصي براي مديريت نيروي دوركار خود استفاده كنند. دراين‌ميان، آن‌چه بيش از همه اهميت دارد، مديريت صحيح ارتباط با نيروي دوركار و تنظيم سيستم كاري آنها براي بهره‌برداري بهينه است. شايد بحران پيش‌آمده در ايران به‌علت ويروس كرونا، بهانه‌اي باشد تا مديران كسب‌وكار در كشور بيش‌ازپيش قابليت‌هاي دوركاري را در سازمان‌هاي خود توسعه دهند و از مزاياي آن در طولاني‌مدت بهره‌مند شوند.
هم انديشي ها