مايكروسافت سرويس مديريت وظايف را با ساختاري جديدي در تيمز معرفي مي‌كند

مايكروسافت از سال‌ها پيش خدمات مديريت وظايف را در سيستم‌هاي گوناگون و متفاوت عرضه كرده است. سرويس‌هايي همچون Outlook, OneNote, Project, SharePoint و Azure DevOps، هميشه بخش ذخيره‌ي وظايف جداگانه داشته‌اند و هيچ‌گاه ابزاري براي مشاهده‌ي همه‌ي وظايف در يك پلتفرم واحد وجود نداشت. حتي زماني‌كه ردموندي‌ها ابزارهاي مديريت وظيفه‌ي جديد را معرفي كردند (Planner براي تيمز و To Do براي وظايف منفرد جداگانه)، باز هم اتصال فهرست وظايف از اپليكيشن‌هاي گوناگون، دشواري‌هاي زيادي به‌همراه داشت.

برنامه‌هاي جديد مايكروسافت براي يكپارچه كردن خدمات مديريت وظايف شامل ادغام سرويس‌هاي Planner و To Do در تيمز مي‌شود كه با اپليكيشن جديدي به‌نام Tasks انجام خواهد شد. اين اپليكيشن سال گذشته در Ignite رونمايي شد و اكنون براي عرضه‌ي عمومي نهايي آماده مي‌شود. با استفاده از اپليكيشن جديد، متخصصان يك مكان واحد دارند تا وظايف از منابع گوناگون را يك‌جا مشاهده كنند. اين اپليكيشن به متخصصان عادي و مشتريان سازماني امكان مي‌دهد تا به فهرست وظايف و قابليت‌هاي ديگر اپليكيشن Planner هم دسترسي داشته باشند. عرضه‌ي اپليكيشن واحد، يك پيشرفت قابل‌توجه در مسير يكپارچه كردن وظايف در اپليكيشن‌ها و ابزارهاي گوناگون مايكروسافت به شمار مي‌آيد.

ردموندي‌ها تصيم دارند تا نام سرويسي كه وظايف را در يك پلتفرم نمايش مي‌دهد، به‌مرور تغيير دهند. اين رويكرد با هدف كمك به متخصصان انجام مي‌شود تا به‌صورت تدريجي با گزينه‌ي جديد آشنا شوند و به‌مرور از ابزارهاي To Do و Planner مهاجرت كنند. به‌علاوه، متخصصان مطمئن مي‌شوند كه اپليكيشن‌هاي قبلي به حيات خود ادامه مي‌دهند. در سرويس جديد، اگرچه وظايف به‌صورت يكپارچه نمايش داده مي‌شوند، اما بسته به سرويس اصلي كه براي تدوين آن‌ها استفاده شده است، قابليت‌هاي متنوعي خواهند داشت.

كاربران تيمز درحال‌حاضر به اپليكيشن Planner دسترسي دارند. اين اپليكيشن قبلا در نمايي تخته‌اي، وظايف ايجادشده در اپليكيشن Planner را دركنار وظايفي نشان مي داد كه در تيمز به‌نام هر نفر الصاق مي‌شوند. اين نمايش در فيد Activity نشان داده مي‌شد. به‌علاوه، نماهاي تقويم نيز دراختيار متخصص بود و امكان اضافه كردن برنامه‌ريزي‌ها به‌صورت تب به كانال‌هاي مخصوص در تيمز وجود داشت. اپليكيشن جديد Tasksبه‌نوعي يك به‌روزرساني براي Planner محسوب مي‌شود كه قابليت‌هاي جديد و درنهايت يك نام جديد را براي آن به‌همراه خواهد داشت. درنتيجه اگر اكنون از Planner استفاده مي‌كنيد، تا ماه‌‌هاي آينده به‌روزرساني و ابزارهاي جديد را دريافت خواهيد كرد. البته فعلا در اپليكيشن دسكتاپ تيمز، همان نام Planner را مشاهده خواهيد كرد.

تب‌هاي Planner كه اكنون در داخل كانال‌هاي تيمز ديده مي‌شوند، پس از عرضه‌ي اپليكيشن جديد نيز با همان ظواهر نمودار و تقويم و تخته‌اي ديده خواهند شد. در به‌روزرساني جديد، يك فهرست از وظايف هم در همان تب‌ها ديده مي‌شود كه امكان مشاهده، تغيير و اضافه كردن وظايف را به متخصص مي‌دهد. به‌خاطر ماهيت فهرستي وظايف، امكانات فيلتر كردن يا ويرايش گروهي يا تغيير زمان اجرا و موارد ديگر نيز فراهم خواهد شد. تب‌ها در كانال‌ها، تنها وظايف تيمي را نمايش مي‌دهند و براي ديدن وظايف شخصي بايد از همان اپليكيشن Tasks استفاده كنيد كه همه‌ي موارد را به‌صورت يك‌جا نمايش مي‌دهد.

براي مشاهده‌ي وظايف اپليكيشن To Do در اپليكيشن جديد Tasks، بايد از يك حساب متخصصي مشترك در To Do و تيمز استفاده كنيد. اگر حساب مشتركي داريد، اما ترجيح مي‌دهيد كه وظايف To Do در تيمز ديده نشوند، بايد مجوز Exchange Online و دسترسي به رايانامه را در اپليكيشن‌ها لغو كنيد.

اگرچه وظايف Planner و To Do در اپليكيشن جديد دركنار هم ديده مي‌شوند، اما به‌خاطر قابليت‌هاي متنوع اپليكيشن‌هاي اصلي، در سرويس جديد كاملا شبيه به هم نيستند. در اپليكيشن To Do مي‌توان با ستاره‌دار كردن وظايف، اولويت آن‌ها را بالا برد و تنها با انتخاب هركدام، وضعيت وظيفه را به انجام‌شده تغيير داد. در Planner ساختاري حرفه‌اي‌تري وجود دارد و مي‌توان هر وظيفه را با چهار صفت، اولويت‌بندي كرد. همچنين وضعيت وظيفه نيز سه حالت شروع نشده، در جريان و اتمام‌يافته دارد. درنهايت در اپليكيشن جديد هم بسته به سرويس هدف، مي‌توانيد قابليت‌هاي گوناگون را در شرح وضعيت هر وظيفه به‌كار بگيريد.

با وجود تلاش مايكروسافت در يكپارچه كردن وظايف، در اپليكيشن Tasks هم وظايف هر سرويس با دسته‌بندي مخصوص خودش نمايش داده مي‌شود. فهرستي موسوم به Tasks با برچسب To Do نمايش داده مي‌شود و شامل وظايف اپليكيشن To Do و Outlook خواهد بود. وظايف Planner نيز طبق برنامه (plan) مخصوص خود در زيرمجموعه‌ي Shared Tasks ديده مي‌شوند كه با برچسبي، منشأ آن‌ها يعني اپليكيشن Planner مشخص مي‌شود. درنهايت هريك از وظايف هم با برچسب‌هايي مخصوص، اولويت‌بندي مي‌شوند.

اعلان‌ها در اپليكيشن Tasks در داخل تيمز از اعلان‌هاي Planner و To Do مجزا مي‌شوند. درنتيجه براي هر وظيفه با ضرب‌الاجل مخصوص مي‌توان اعلان‌هاي اپليكيشن‌ها را فعال يا غيرفعال كرد تا چند اعلان براي يك وظيفه دريافت نشود.

براي اظافه كردن وظيفه به متخصصان ديگر و اعضاي گروه، ابزارهاي متعددي دراختيار تيم‌ها و توسعه‌دهنده‌ها قرار مي‌گيرد. از ميان آن‌ها مي‌توان به منشن كردن با علامت @ در هم انديشي ها يك سند آفيس يا استفاده از رابط Graph API و Power Automate اشاره كرد.

قابليت‌هاي جديد Tasks در تيمز اگرچه به همه‌ي متخصصان امكان اضافه كردن وظيفه را مي‌دهد، اما به‌صورت اختصاصي متمركز بر اضافه كردن وظيفه ازسوي مديران توسعه يافته است. مديران با استفاده از قابليت‌هاي متعدد سرويس جديد مي‌توانند وظايف مشخص را به تعداد زيادي از متخصصان ارسال كنند و افراد هدف، وظايف را در محيطي ساده با اولويت‌هاي مصوب مشاهده خواهند كرد.

درنهايت نمايش وظايف متعدد از اپليكيشن‌هاي گوناگون در يك سرويس واحد ازسوي مايكروسافت، قدمي مثبت در مسير يكپارچه كردن وظايف محسوب مي‌شود. اين رويكرد، در ادامه‌ي تلاش‌هاي مايكروسافت قرار دارد تا آفيس ۳۶۵ را به‌عنوان ابزاري جامع با المان‌هاي متعدد متصل به هم به انواع مشتريان عرضه كند.